Kalkulačka hodinovej sadzby Excel - šablóna zadarmo

1. Otvorte hárok Prehľad a v žltých vstupoch upravte ročné fixné náklady, cieľový ročný čistý príjem, plánované fakturovateľné hodiny a rezervu na neplatený čas.
2. Skontrolujte koeficienty v bunkách F5:F8. Napríklad koeficient 1,15 zvýši základnú sadzbu o 15 %, zatiaľ čo koeficient 0,70 ju zníži.
3. Prejdite na hárok Výpočet sadzby. Do žltých buniek v riadkoch 5 až 104 zapisujte dátum, klienta, typ práce, hodiny a priame náklady.
4. Typ práce vyberte zo zoznamu Konzultácia, Administratíva, Analýza alebo Školenie. Excel podľa výberu automaticky použije príslušný koeficient.
5. Skontrolujte stĺpce F až H. Odporúčaná sadzba sa vypočíta cez VLOOKUP, cena práce vznikne ako hodiny krát sadzba a celkom fakturovať je cena práce plus priame náklady.
6. Na hárku Prehľad skontrolujte súhrnné hodnoty. Ak napríklad zadáte 2,5 hodiny pri sadzbe 40,00 € a priame náklady 12,00 €, celkom vyjde 112,00 €.
7. Podrobné pokyny si overte na hárku Návod. Obrázok 1 zobrazuje evidenčný hárok, obrázok 2 nastavenia a obrázok 3 stručné pokyny.

Živnostník pri cenotvorbe zákazky

Samostatný konzultant, grafik, programátor alebo remeselník potrebuje sadzbu najmä pred ponukou a pri kontrole, či zákazka skutočne zarába. V šablóne zadá napríklad 32 000 € cieľového čistého príjmu, 9 600 € fixných nákladov a 1 200 fakturovateľných hodín. Základ vychádza zo súčtu 41 600 € upraveného o 15 % rezervu a deleného plánovanými hodinami.

Pri takomto nastavení je základná sadzba približne 40,82 € za hodinu. Konzultácia s koeficientom 1,15 potom vyjde približne 46,94 €, zatiaľ čo administratíva s koeficientom 0,70 približne 28,57 €. Tento rozdiel je praktickejší než jedna priemerná cena pre všetky činnosti.

Účtovníčka a kancelárska sila v s.r.o.

Účtovníčka v malej s.r.o. môže evidovať prácu podľa klientov a typu úkonu počas týždňa. Kancelárska sila v stavebnej firme si takto rozdelí administratívu, analýzu a konzultácie pri príprave podkladov na fakturáciu na konci mesiaca.

Pokladník v združení môže šablónu použiť pri platených školeniach alebo organizačných službách, hoci pri evidencii osobných údajov musí myslieť aj na GDPR. Súkromná osoba ju využije napríklad pri porovnaní ponúk freelancera, ak chce oddeliť čistý pracovný čas od času stráveného komunikáciou a cestou.

Sadzba nie je automaticky cena s DPH

Výsledok kalkulačky predstavuje cenu práce a priame náklady. Ak je používateľ platiteľom DPH, daň sa k cene pripočíta podľa druhu plnenia; základná sadzba je 20 %, znížené sadzby sú 10 % a 5 % pri vybraných plneniach. Pri sume 100,00 € bez DPH je pri základnej sadzbe fakturovaná suma 120,00 €.

Povinná registrácia na DPH vzniká pri obrate nad 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov. Priznanie a úhrada DPH sa pri bežnom zdaňovacom období vykonáva do 25. dňa nasledujúceho mesiaca, preto je užitočné mať cenu bez dane oddelenú od výslednej faktúry.

Čo má vstupovať do ročného plánu

Do fixných nákladov patria napríklad účtovníctvo, softvér, telefón, nájom a poistenie. Cieľový čistý príjem nie je tržba ani základ dane; pri SZČO treba pri cenotvorbe myslieť aj na daň z príjmov, odvody do Sociálnej poisťovne a zdravotnej poisťovne.

Pri faktúre podnikateľ uvedie náležitosti podľa zákona o DPH: identifikáciu dodávateľa a odberateľa, IČO, DIČ, prípadne IČ DPH, poradové číslo, dátum dodania a rozpis sadzby a sumy DPH. Doklady sa podľa zákona o účtovníctve archivujú 10 rokov. Šablóna túto právnu evidenciu nenahrádza, ale pomáha vypočítať pracovnú cenu pred vystavením dokladu.

Nízky počet fakturovateľných hodín

Najčastejšia chyba nie je v násobení, ale v prehnanom odhade času. Ak živnostník plánuje 1 800 fakturovateľných hodín, no reálne fakturuje iba 1 200, pri nákladoch a cieľovom príjme 41 600 € klesne plánovaná hodinová kapacita o tretinu. Potrebná sadzba tak nie je 23,11 €, ale približne 34,67 € ešte pred rezervou.

Do pracovného týždňa sa nezapočítava len zákazka. E-maily, cenové ponuky, účtovníctvo, školenia, dovolenka a výpadky klientov znižujú čas, za ktorý skutočne vystavíte faktúru. Preto je v hárku Prehľad samostatný vstup Rezerva na neplatený čas.

Zabudnuté priame náklady

Ak stolár započíta 6 hodín práce so sadzbou 35,00 €, cena práce je 210,00 €. Keď zabudne pridať 48,00 € za materiál a dopravu, na faktúre mu chýba 48,00 €; pri 20 podobných zákazkách je to 960,00 € za rok.

Opačný problém vznikne pri ručnom prepisovaní sadzby. Administratívu omylom naceníte rovnakou cenou ako analýzu a pri 40 hodinách mesačne môže rozdiel 12,00 € na hodinu znamenať 480,00 € mesačne. VLOOKUP v stĺpci F vyberá koeficient podľa presného typu práce, preto názvy v zozname neprepisujte ručne.

Pevný termín po uzávierke

Šablóna funguje vtedy, keď ju otvoríte v rovnaký deň, nie až pri vystavovaní faktúry. Praktický postup je zapísať hodiny a priame náklady každý piatok a na konci mesiaca skontrolovať hárok Prehľad spolu s podkladmi pre účtovníctvo.

Pri mesačnej uzávierke najprv upravte plán na hárku Prehľad, potom doplňte posledné záznamy a skontrolujte počet hodín. Ak 18 záznamov obsahuje spolu 74,5 hodiny, porovnajte ich s kalendárom a faktúrami; rozdiel 6 hodín sa pri sadzbe 40,00 € rovná 240,00 € nevyfakturovanej práce.

Tri návyky, ktoré znižujú prepisovanie

• Typ práce vždy vyberajte zo zoznamu, aby sa nerozbilo priradenie koeficientu.
• Na začiatku ďalšieho obdobia si vytvorte kópiu súboru, no ponechajte vzorce v riadkoch 5 až 104.
• Raz mesačne porovnajte priame náklady so skutočnými bločkami, cestovnými náhradami a materiálom.

Keď máte stovky zákaziek, viac pracovníkov alebo potrebujete schvaľovanie a fakturáciu z jedného systému, tabuľka už nemusí stačiť. Pri 300 objednávkach mesačne je vhodnejší systém s databázou a exportom; táto šablóna je praktickejšia pre jednotlivca alebo menší tím do 100 evidovaných riadkov na pracovný list.