Nákupný zoznam Excel - šablóna zadarmo

1. Otvorte hárok Návod alebo priamo hárok Nákupný zoznam. Najskôr vyplňte dátum nákupu, stav, obchod, zodpovednú osobu a rozpočet.
2. Ak používate vlastné produkty, otvorte hárok Číselník. Do pripravených riadkov doplňte položku, kategóriu, jednotku, orientačnú cenu a preferovaný obchod.
3. Na hárku Nákupný zoznam vyberte produkt v stĺpci Položka. Kategória, Jednotka a Jednotková cena sa doplnia automaticky podľa číselníka.
4. Zadajte množstvo a vyberte obchod zo zoznamu Tesco, Kaufland, Lidl alebo Billa. Množstvo môže byť v kusoch, kilogramoch, litroch alebo baleniach.
5. Pred odchodom skontrolujte stĺpec Odhad spolu a rýchly prehľad vpravo. Vzorec vypočíta napríklad 2 l × 0,89 € = 1,78 €.
6. Po nákupe zmeňte hodnotu v stĺpci Zakúpené na Áno a doplňte Skutočnú cenu. Rozdiel sa vypočíta automaticky.
7. Na hárku Prehľad skontrolujte celkovú sumu, dokončenie nákupu, rozpočet a grafy podľa kategórie a stavu položiek.

Nákupný zoznam Excel využije rodina pri veľkom týždennom nákupe, živnostník pri obstarávaní materiálu aj kancelárska sila v malej firme, ktorá pripravuje zásoby čistiacich potrieb. Nie je to účtovný doklad ani skladový systém, ale praktická pracovná pomôcka na rozhodnutie, čo kúpiť, kde a za akú cenu.

Pri bežnom nákupe v domácnosti si rodič večer doplní položky, ráno ich zoradí podľa obchodu a po návrate zapíše skutočné ceny. Ak má rozpočet 80 € a plánované položky vychádzajú na 74,50 €, zostáva rezerva 5,50 €. Keď sa skutočná suma zvýši na 82 €, bunka kontroly zobrazí, že rozpočet bol prekročený.

Domácnosť s viacerými obchodmi

Šablóna je užitočná najmä vtedy, keď nakupujete v Tesco, Kaufland, Lidl a Billa a nechcete mať štyri samostatné papierové zoznamy. V stĺpci Obchod vyberiete predajňu pri každej položke. Na jednom hárku tak vidíte napríklad chlieb v Tesco, vajcia v Lidli a minerálnu vodu v Kauflande.

Malá firma a občianske združenie

Stolár s 4 zamestnancami môže zoznam použiť na týždenný nákup ochranných potrieb, kávy a čistiaceho materiálu. Dobrovoľný pokladník v športovom klube si zase vie naplánovať nákup občerstvenia na turnaj: 12 balení vody po 0,39 € predstavuje odhad 4,68 €.

Číselník šetrí opakované písanie. Produkt sa vyberie zo zoznamu a funkcia VLOOKUP doplní jeho kategóriu, jednotku a orientačnú cenu. Prehľad následne rozlíši náklady na potraviny, nápoje, drogériu a domácnosť.

Táto šablóna nie je faktúra ani účtovná evidencia podľa zákona o účtovníctve. Ak nákup patrí do podnikania, faktúry a pokladničné doklady musíte archivovať podľa zákonných pravidiel; nákupný zoznam slúži iba na plánovanie a kontrolu, nie ako náhrada dokladu.

Na hárku Nákupný zoznam sú vstupné údaje v nastaveniach a v riadkoch 10 až 109. Zadávate dátum, stav, rozpočet, obchod, položku, množstvo, stav zakúpenia, skutočnú cenu a poznámku. Výstupné bunky vypočítajú odhad, skutočne minutú sumu, využitie rozpočtu a rozdiel oproti odhadu.

Číselník ako zdroj údajov

Hárok Číselník obsahuje stĺpce Položka, Kategória, Jednotka, Orientačná cena a Preferovaný obchod v rozsahu riadkov 4 až 103. Rozbaľovací výber produktu používa tento zoznam. Pri položke Mlieko polotučné môže byť uložená kategória Potraviny, jednotka l a cena 0,89 €.

Vzorec v stĺpci Odhad spolu násobí množstvo a jednotkovú cenu. Pri 3 kg jabĺk s orientačnou cenou 1,69 € vznikne suma 5,07 €. Funkcia SUM sčíta všetky odhady a skutočné ceny, zatiaľ čo IF porovná minutú sumu s rozpočtom.

Prehľad bez ručného prepočítavania

Prehľad používa SUMIF na rozdelenie odhadovaných nákladov podľa kategórie a COUNTIF na počet zakúpených položiek. Funkcia AVERAGE vypočíta priemernú cenu položky a prehľad obsahuje aj najdrahšiu položku. Dva grafy čerpajú údaje priamo z prehľadu.

Najdrahšia chyba nie je nesprávne zoradený zoznam, ale neaktuálny číselník. Ak máte pri káve uloženú cenu 4,99 €, no v obchode stojí 6,49 €, pri 4 baleniach je odhad nižší o 6,00 €. Rozpočet potom vyzerá bezpečne, hoci nákupná taška bude drahšia.

Staré ceny a nesprávne množstvo

Pri väčšom nákupe sa často zadá 1 namiesto 10 alebo sa pri balení vajec zamieňa kus za balenie. Desať balení po 3,29 € nie je 3,29 €, ale 32,90 €. Preto kontrolujte jednotku v stĺpci F a množstvo v stĺpci E ešte pred odchodom do obchodu.

Ďalší problém vzniká pri zapisovaní skutočnej ceny. Ak označíte položku ako Áno, ale necháte Skutočnú cenu prázdnu, suma skutočných nákladov ju nezahrnie. Výsledkom môže byť falošná informácia, že ste minuli menej peňazí, než ste reálne zaplatili.

Rozpočet prekročený bez včasného upozornenia

Ak nastavíte rozpočet 80 € a do stĺpca J zapíšete 83,40 €, prehľad ukáže prekročenie o 3,40 €. Bez tejto kontroly by ste rozdiel často zistili až pri pohľade na bankový účet alebo pokladničné bloky, keď už sa nákup nedá zmeniť.

Rovnako nepraktické je zapisovať rovnaký výrobok rôznymi názvami, napríklad Mlieko a Mlieko polotučné. VLOOKUP nájde iba presnú položku z číselníka, preto sa automatická cena pri vlastnom názve nemusí doplniť. Oprava jednej položky trvá sekundu, oprava 30 riadkov po nákupe už vytvára zbytočný chaos.

Šablóna tiež nenahrádza kontrolu pokladničných dokladov. Ak ide o podnikateľský nákup, doklad s náležitosťami a prípadnou DPH odložte samostatne; zoznam je len pomocný plán.

Tabuľka funguje najlepšie, keď ju otvoríte v rovnakom čase, nie až pred dverami obchodu. Pre domácnosť odporúčam 10-minútovú kontrolu v piatok večer: doplníte chýbajúce produkty, nastavíte rozpočet a skontrolujete predpokladané sumy.

Napojte zoznam na konkrétny okamih

V malej firme môže byť kontrola súčasťou piatkovej administratívy alebo prípravy na pondelkovú výrobu. Pokladník športového klubu si vytvorí nový pracovný zoznam pred každým turnajom. Pri štyroch nákupoch mesačne sa za rok nazbiera 48 kontrol, takže číselník musí zostať aktuálny.

• Po každom nákupe označte položku Áno a hneď zapíšte skutočnú cenu.
• Raz mesačne skontrolujte orientačné ceny v hárku Číselník.
• Pred nákupom filtrujte zoznam podľa stĺpca Obchod a znížte počet zbytočných zastávok.
• Pri opakovanom nákupe skopírujte súbor alebo hárok a upravte iba dátum, množstvá a rozpočet.

Rozbaľovacie zoznamy používajte namiesto ručného písania. Znižujú počet preklepov, ktoré by pokazili vyhľadanie cez VLOOKUP. Žlté bunky slúžia na zadávanie, ostatné výpočtové bunky nechajte bez ručných zásahov.

Kedy tabuľku prerastiete

Ak evidujete stovky nákupov, viac skladov, dodávateľské ceny, faktúry alebo potrebu spoločnej práce viacerých ľudí, Excel už nebude vhodný hlavný systém. Táto šablóna má 100 položkových riadkov na jeden zoznam; pri 300 objednávkach alebo nákupoch mesačne je praktickejšia databáza či ekonomický program.

Pre jednu domácnosť, malú kanceláriu alebo jednorazové podujatie však zostáva jednoduchý súbor lepšou voľbou než zložitý systém. Dôležité je, aby sa údaje dopĺňali priebežne a aby sa po nákupe uzavrel aj skutočný výsledok.