Plán nákupu Excel - šablóna zadarmo

1. Otvorte hárok Plán nákupu a začnite na prvom voľnom riadku pod existujúcimi ukážkami. Žlté bunky slúžia na zadávanie údajov.
2. Vyplňte ID nákupu, dátum požiadavky a požadovaný termín dodania vo formáte DD.MM.YYYY.
3. Vyberte kategóriu, zadajte produkt, dodávateľa, mesto, množstvo a mernú jednotku. Pri množstve používajte iba kladné číslo.
4. Zadajte jednotkovú cenu bez DPH. Stĺpce DPH %, Cena spolu bez DPH, DPH v € a Cena spolu s DPH vypočíta Excel.
5. Nastavte prioritu, stav, zodpovednú osobu a prípadnú poznámku. Hodnoty vyberajte z rozbaľovacích zoznamov.
6. Pravidelne kontrolujte stĺpec Termínový stav. Filter v riadku 3 použite napríklad na zobrazenie iba nákupov Po termíne.
7. Na hárku Prehľad skontrolujte celkové sumy a rozdelenie podľa kategórie alebo stavu. Číselníky a pokyny upravujte iba vtedy, keď potrebujete vlastné položky zoznamov.

Plán nákupu využije SZČO, ktorá si sama objednáva materiál, aj administratívna pracovníčka v malej s.r.o., kde požiadavky prichádzajú od viacerých kolegov. Pokladník športového združenia môže evidovať dresy, občerstvenie a kancelárske potreby bez toho, aby hľadal objednávky v e-mailoch.

Od požiadavky po dodanie

Do riadku zapíšete ID nákupu, dátum požiadavky, požadovaný termín, produkt a dodávateľa. Napríklad stolár so 4 zamestnancami zadá 25 balení brúsneho papiera, cenu 6,40 € bez DPH, prioritu Vysoká a osobu, ktorá objednávku vybavuje.

Hoci ukážkové kategórie obsahujú kanceláriu, IT, nábytok, hygienu, OOPP, obaly, elektro a občerstvenie, zoznam si môžete prispôsobiť na hárku Číselníky a pokyny. Pri cene 25 × 6,40 € vznikne základ 160,00 €; pri 20 % DPH je suma DPH 32,00 € a cena spolu 192,00 €.

Kontrola termínov počas týždňa

V pondelok alebo piatok stačí filtrovať stĺpec Termínový stav. Pri termíne do 7 dní sa zobrazí Blíži sa termín, takže administratíva nemusí ručne prepočítavať kalendár.

Ukážkové riadky obsahujú papier A4, tonery a notebooky. Obrázok 1 ukazuje všetkých 19 stĺpcov: od dodávateľa a mesta až po zodpovednú osobu a poznámku, čo je praktické pri schvaľovaní aj preberaní dodávky.

Šablóna rozlišuje cenu bez DPH, DPH v eurách a cenu s DPH. Sadzbu dopĺňa podľa kategórie cez funkciu VLOOKUP z hárka Číselníky a pokyny; v súbore .xlsx sú vzorce uložené s anglickými názvami a čiarkami ako oddeľovačmi.

Čísla v číselníku

Číselník obsahuje predvolené sadzby 20 %, 10 % a 5 %. Pri nákupe za 879,00 € bez DPH a sadzbe 20 % je DPH 175,80 € a suma s DPH 1 054,80 €. Pri troch notebookoch je teda celkový základ 2 637,00 € a DPH 527,40 €.

Predvolená sadzba podľa kategórie je pomôcka, nie náhrada za posúdenie konkrétneho tovaru. Zákon o DPH upravuje základnú sadzbu 20 % a znížené sadzby 10 % a 5 % pri vybraných plneniach; pri nesprávnom zaradení opravte sadzbu v číselníku pred použitím výsledku.

Doklad a účtovná evidencia

Faktúra má obsahovať údaje dodávateľa a odberateľa, IČO, DIČ, pri platiteľovi aj IČ DPH, poradové číslo, dátum vyhotovenia, dátum dodania a rozpis sadzby a sumy DPH. Šablóna je plánovací nástroj; nenahrádza účtovný doklad ani skladovú inventúru.

Pri registrácii na DPH sledujte obrat nad 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov. Platiteľ podáva priznanie a uhrádza DPH do 25. dňa nasledujúceho mesiaca, ak sa naň vzťahuje mesačné obdobie; údaje zo šablóny preto pred odovzdaním skontrolujte s faktúrami.

Najdrahšia chyba býva zadané množstvo v nesprávnej mernej jednotke. Ak pracovník zapíše 40 namiesto 4 balení papiera pri cene 4,80 €, plán ukáže 192,00 € bez DPH namiesto 19,20 €; pri 20 % DPH je rozdiel 207,36 € v sume s DPH.

Termín bez následnej kontroly

Stĺpec Termínový stav upozorní na dátum, ale sám neposiela e-mail dodávateľovi. Ak požadujete dodanie 25.09.2026 a objednávka zostane v stave Plánované, nákup môže byť po termíne napriek tomu, že je riadok vyplnený.

Pri 10 nákupoch po 300,00 € môže meškanie materiálu zastaviť prácu na jeden deň. Pre malú remeselnícku firmu je to nielen 3 000,00 € v objednávkach, ale aj čas štyroch ľudí a presúvanie zákaziek.

Číselník, ktorý prestane sedieť

Ak zmeníte názov kategórie na hárku Číselníky a pokyny, existujúce bunky s pôvodným názvom nemusia nájsť sadzbu cez VLOOKUP. Výsledkom môže byť prázdna DPH a nesprávna suma s DPH, preto názvy upravujte až po kontrole všetkých riadkov.

Ďalšou chybou je dvojité zapísanie rovnakej požiadavky. Ak rovnaký nákup 2 × 450,00 € omylom evidujete dvakrát, prehľad zvýši plánované výdavky o 900,00 € bez DPH, hoci dodávateľovi zaplatíte iba jednu faktúru.

Najlepšie funguje pevný termín, nie náhodné dopĺňanie. V piatok pred spracovaním objednávok prejdite nové požiadavky, doplňte stav a termín a potom skontrolujte na hárku Prehľad, či sa celková hodnota zmestí do plánovaného rozpočtu.

Krátka kontrola bez prepisovania

• Najprv filtrujte termínový stav na Po termíne a Blíži sa termín.
• Potom filtrujte prioritu Vysoká a overte zodpovednú osobu.
• Nakoniec porovnajte počet objednaných položiek s celkovým počtom požiadaviek.

Šablóna už používa overenie údajov pre kategórie, priority, stavy, osoby a jednotky. Vďaka tomu namiesto písania štyroch rôznych variantov slova Objednané vyberiete jednu hodnotu a funkcia COUNTIF ju započíta správne.

Kedy tabuľku rozšíriť

Pri 20 až 80 požiadavkách mesačne je tento zoznam praktický. Ak však e-shop spracúva 300 objednávok mesačne, potrebujete prepojenie na sklad, nákupné ceny, dodacie listy a automatický import; ručné zadávanie 300 riadkov by už zbytočne zaťažovalo administratívu.

Na konci mesiaca si uložte kópiu súboru s dátumom a ponechajte pôvodné údaje. Pri pravidelnom nákupe je lepšie archivovať mesačné verzie než každý mesiac prepisovať jeden súbor a stratiť históriu zmien.