Zoznam dodávateľov Excel - šablóna zadarmo

1. Otvorte hárok Dodávatelia a v riadkoch pod záhlavím prepíšte ukážkové záznamy vlastnými údajmi. Každému dodávateľovi ponechajte jedinečné ID.
2. Vyplňte názov dodávateľa, kontaktnú osobu, mesto, IČO a DIČ. IČO a DIČ zadávajte ako text, aby Excel neodstránil úvodné nuly.
3. Doplňte telefón a e-mail presne podľa aktuálneho kontaktu. Pri fakturačných dodávateľoch si overte aj IČ DPH na doklade alebo vo verejnom registri.
4. Do poľa Kategória zaraďte dodávateľa napríklad ako Materiál, Obaly alebo Služby. Rovnaké názvy kategórií vám neskôr uľahčia filtrovanie.
5. Zadajte hodnotenie od 1 do 5, ročný obrat a dátum poslednej objednávky vo formáte DD.MM.YYYY. Obrat zapisujte ako číslo, nie ako text s ručne dopísaným symbolom €.
6. Skontrolujte stĺpce Dní od objednávky a Status. Pri každom zázname overte, či vypočítaný údaj zodpovedá poslednému dátumu a či dodávateľ nebol omylom označený nesprávnym stavom.
7. Na hárku Prehľad skontrolujte súhrnné údaje a podľa potreby si zoznam filtrujte. Hárok Návod použite pri prvom zadávaní alebo pri odovzdaní súboru kolegovi.

Najväčší úžitok má táto tabuľka v malej firme, kde nákup rieši jedna osoba a informácie zostávajú roztrúsené v e-mailoch, telefóne a účtovnom programe. Majiteľ s.r.o. si do nej zapíše dodávateľov materiálu, obalov a služieb, zatiaľ čo účtovníčka používa rovnaký zoznam pri kontrole faktúr a identifikačných údajov.

Stolár so štyrmi zamestnancami môže mať v zozname 25 kontaktov: rezivo, kovanie, laky, dopravu a servis strojov. Ak za rok nakúpi od jedného dodávateľa 48 500,00 € a od druhého 22 300,50 €, stĺpec Ročný obrat ukáže, kde sa sústreďuje nákupná závislosť.

Pre e-shop s 300 objednávkami mesačne je dôležitá kategória Obaly a dátum poslednej objednávky. Keď skladník vidí, že kartónové krabice neboli objednané 45 dní, môže skontrolovať zásobu ešte pred sezónou, nie až pri expedícii posledných kusov.

Čo nájdete na prvom hárku

Obrázok 1 zobrazuje hárok Dodávatelia. Tabuľka má záhlavie v tmavom tyrkysovom páse a stĺpce ID, Názov dodávateľa, Kontaktná osoba, Mesto, IČO, DIČ, Telefón, Email, Kategória, Hodnotenie (1-5), Ročný obrat, Posledná objednávka, Dní od objednávky a Status.

Súkromná osoba tento rozsah nepotrebuje, ale pre živnostníka s pravidelnými nákupmi je užitočný. Pri piatich dodávateľoch stačí krátky zoznam; pri 80 kontaktoch už filtrovanie podľa kategórie a mesta šetrí každý týždeň desiatky minút.

Prehľad a návod v súbore

Obrázok 2 zobrazuje hárok Prehľad, ktorý slúži na kontrolu evidencie oddelene od vstupných riadkov. Obrázok 3 patrí hárku Návod a vysvetľuje, kam údaje zapisovať a ako si udržať rovnaký spôsob evidencie pri ďalších dodávateľoch.

Zoznam dodávateľov nie je náhradou účtovného systému, ale pomáha kontrolovať podklady k nákupu. Na faktúre si overte názov a adresu dodávateľa aj odberateľa, IČO, DIČ, prípadne IČ DPH, poradové číslo, dátum vyhotovenia, dátum dodania a rozpis sadzby a sumy DPH.

Pri dodávateľovi, ktorý fakturuje 100 kusov materiálu po 25,00 € bez DPH, je základ 2 500,00 €. Pri základnej sadzbe 20 % predstavuje DPH 500,00 € a celková suma 3 000,00 €. Takýto výpočet si však zapisujte do účtovného dokladu; stĺpec Ročný obrat v tejto šablóne je evidenčný súčet, nie daňové priznanie.

Ak obrat podnikateľa prekročí 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov, vzniká povinnosť registrácie na DPH podľa zákona o DPH. Registrovaný platiteľ podáva priznanie a uhrádza daň spravidla do 25. dňa nasledujúceho mesiaca alebo podľa svojho zdaňovacieho obdobia, preto je správne IČ DPH pri dodávateľovi praktické overovať pred zaúčtovaním.

Archivácia a kontrola podkladov

Podľa zákona o účtovníctve sa účtovné záznamy uchovávajú 10 rokov. Excel zoznam môže zostať pracovnou pomôckou, ale faktúry, objednávky, dodacie listy a úhrady musia byť uložené v systéme alebo archíve tak, aby boli dohľadateľné počas celej lehoty.

Pri kontrole 60 dodávateľov si rozdeľte prácu na tri skupiny po 20 záznamov. Za každý záznam skontrolujte názov, IČO a DIČ; pri 2 minútach na dodávateľa zaberie prvá kontrola približne 120 minút.

Osobné údaje v kontaktoch

Meno kontaktnej osoby, telefón a e-mail sú osobné údaje podľa GDPR. Firma má určiť účel a právny základ spracúvania podľa čl. 6 GDPR, obmedziť prístup k súboru a neponechávať bývalé kontakty bez účelu.

Šablónu preto neposielajte ako otvorenú prílohu celej firme. Uložte ju do chráneného firemného priečinka, nastavte heslo alebo obmedzte prístup podľa pracovnej potreby; pri porušení ochrany môže byť podľa čl. 33 GDPR potrebné oznámenie do 72 hodín.

Najdrahšia chyba nie je chýbajúci telefón, ale zámenný dodávateľ. Ak pracovník vyberie podobný názov a objedná materiál za 1 200,00 € na nesprávne fakturačné údaje, oprava objednávky, dobropisu a účtovania môže zabrať niekoľko hodín. Preto má každý riadok vlastné ID a IČO sa nemá prepisovať podľa pamäti.

Rozdielne názvy ničia filtrovanie

Raz zapísaná kategória Materiál, inokedy material alebo Materiály vytvorí tri skupiny. Pri 40 dodávateľoch môže filter potom vynechať 8 záznamov a nákupca dostane neúplný zoznam. Používajte jeden názov kategórie a pri úprave existujúceho dodávateľa meníte údaje v pôvodnom riadku, nie zakladáte druhý kontakt.

Rovnaký problém vzniká pri IČO. Zápis 36123456, 36 123 456 a SK36123456 vyzerá ako tri rôzne hodnoty, hoci môže ísť o jednu firmu. IČO zapisujte bez medzier, IČ DPH do samostatného poľa DIČ a kontrolu urobte priamo proti faktúre.

Dátum objednávky bez pravidelnej aktualizácie

Ak poslednú objednávku neprepíšete, stĺpec Dní od objednávky stratí význam. Dodávateľ, od ktorého ste nakúpili pred 12 dňami, môže vyzerať ako neaktívny po 90 dňoch a pracovník zbytočne hľadá náhradu.

Pri mesačnej kontrole si vyberte 10 dodávateľov s najvyšším obratom. Ak pri troch z nich nájdete dátum starší než 60 dní, overte objednávky a účtovné doklady. Takáto kontrola zaberie približne 20 minút, ale môže odhaliť duplicitný kontakt alebo zabudnutú faktúru.

Príliš voľné hodnotenie

Hodnotenie 1 až 5 má zmysel iba vtedy, keď používate rovnaké kritérium. Hodnota 5 môže znamenať nízku cenu, presné dodanie alebo rýchlu reklamáciu; bez dohody si každý kolega vysvetlí číslo inak. V praxi odporúčam hodnotiť spoľahlivosť dodania a do poznámok mimo tejto šablóny ukladať dôvod.

Ak sa záznamy zdvojnásobia a ročný obrat sa ručne sčítava z desiatok faktúr, tabuľka už nemá byť jediným zdrojom. Pri 300 objednávkach mesačne je vhodnejší nákupný alebo účtovný systém s väzbou na objednávky, sklad a faktúry.

Pri 300 objednávkach mesačne už nestačí len zapisovať faktúry, lebo k nim prirodzene patrí aj evidencia dodania tovaru pre kontrolu zásielok a odovzdania.

Tabuľka funguje vtedy, keď má presne určený okamih aktualizácie. Najjednoduchšie je zaradiť kontrolu dodávateľov do mesačnej uzávierky: po zaúčtovaní poslednej faktúry v mesiaci doplníte nových dodávateľov, upravíte kontakty a skontrolujete dátumy objednávok.

V malej firme stačí piatok posledného pracovného týždňa. Pri 30 dodávateľoch si vyhraďte 15 minút na nové záznamy a 15 minút na kontrolu troch najvyšších ročných obratov; pravidelnosť je účinnejšia než veľké čistenie raz za rok.

Jednotné zadávanie bez ručných opráv

• Kategórie zapisujte vždy rovnakým tvarom, napríklad Materiál, Obaly a Služby.
• IČO a DIČ kopírujte z overeného dokladu a pred uložením porovnajte s faktúrou.
• Dátumy zapisujte ako skutočné dátumy vo formáte DD.MM.YYYY, nie ako text.
• Pri novom mesiaci najprv skontrolujte existujúci záznam, až potom založte nový riadok.

Obrázok 3 v hárku Návod použite ako kontrolný bod pre nového pracovníka. Ak tabuľku odovzdávate kolegovi, vysvetlite mu najmä rozdiel medzi ročným obratom a sumou jednej faktúry; pri 12 mesačných nákupoch po 4 000,00 € je ročný obrat 48 000,00 €, nie 4 000,00 €.

Kedy prejsť na systém

Excel je rozumná voľba pri desiatkach dodávateľov a jednom až dvoch používateľoch. Keď však evidenciu mení päť ľudí naraz, máte viac ako 1 000 objednávok ročne alebo potrebujete automaticky párovať objednávku, dodací list a faktúru, vzniká riziko prepisov.

Vtedy ponechajte Excel ako export alebo kontrolný zoznam, ale hlavné údaje presuňte do nákupného či účtovného systému. Tabuľka má podporovať rozhodovanie, nie nahrádzať evidenciu, ktorá už obsahuje sklad, záväzky a schvaľovanie faktúr.

Tabuľka má podporovať rozhodovanie, nie nahrádzať evidenciu, ktorá už obsahuje sklad, záväzky a schvaľovanie faktúr; na fyzickú kontrolu zásob potom nadväzuje inventúrny zoznam.