Inventúra Excel - šablóna zadarmo

1. Na hárku Inventúra doplňte kód položky, názov, kategóriu a sklad alebo pobočku. Potom vyplňte jednotku, nákupnú cenu a predajnú cenu.
2. Zadajte množstvo podľa evidencie a skutočne zistené množstvo pri fyzickej kontrole. Excel následne dopočíta rozdiel v kusoch a hodnotu rozdielu.
3. Skontrolujte stĺpec Stav. Pri položkách so stavom rozdiel je vhodné hneď dopísať poznámku, napríklad chýbajúci kus, poškodenie alebo presun medzi skladmi.
4. V hárku Prehľad kategórií si overte, ktoré skupiny položiek tvoria najväčšiu hodnotu a kde vzniká najviac odchýlok.
5. Na hárku Súhrn sledujte celkovú hodnotu evidencie, hodnotu po inventúre a celkový rozdiel. To je základ pre uzávierku a interný prehľad.
6. V hárku Inštrukcie si nastavte vlastný postup kontroly, aby každý, kto inventúru robí, zapisoval údaje rovnakým spôsobom.

Inventúrny zoznam používa najčastejšie skladník, administratíva v s.r.o., účtovníčka alebo pokladník v združení, keď treba na konci mesiaca, štvrťroka alebo roka zistiť skutočný stav majetku a zásob. Pri 180 položkách a 12 skladových rozdieloch už ručné zapisovanie v papieri nestačí, lebo oprava jednej chyby sa rýchlo prenesie do ďalších výpočtov.

Na hárku Inventúra je pripravený prehľadný riadok pre každú položku. Vidno kód, názov, kategóriu, sklad, jednotku, nákupnú a predajnú cenu, množstvo podľa evidencie, skutočne zistené množstvo aj rozdiel v eurách.

Čo z toho vidíte hneď

Ak má firma napríklad 40 druhov materiálu po 25 ks a pri piatich položkách chýba 2 ks, rozdiel sa prejaví okamžite v stĺpcoch Rozdiel ks a Rozdiel v €.

Kde sa to hodí najviac

V sklade pred uzávierkou, v malej predajni po sezóne aj pri priebežnej kontrole v remeselníckej firme, kde sa materiál míňa počas zákaziek. Druhý hárok Súhrn potom ukáže celkovú hodnotu evidencie a po inventúre bez ďalšieho prepočítavania.

Keď sa po inventúre ukáže rozdiel, ďalším krokom býva už len zapísať nápravné úlohy do plánu projektu.

Pri inventúre sa v praxi rieši hlavne účtovná závierka a preukázateľnosť dokladov. Podľa zákona o účtovníctve sa účtovné doklady archivujú 10 rokov, takže k inventúrnemu zoznamu sa oplatí dopísať aj poznámku, kto kontrolu robil a kedy.

Ak ide o firmu platiteľa DPH, rozdiely v zásobách môžu mať vplyv na daňové aj účtovné údaje. Pri tovare s nákupnou cenou 12,50 € a chýbajúcich 8 kusoch je rozdiel 100 € bez ďalšieho výpočtu dane, čo už je suma, ktorú treba mať podloženú zápisom.

Praktická hranica medzi Excelom a systémom

Pre malý sklad s desiatkami až nižšími stovkami položiek je Excel zvyčajne najjednoduchší. Ak však máte viac prevádzok, veľa pohybov denne a každá inventúra sa mení ručne, je rozumnejšie prejsť na skladový systém, aby ste nestratili väzbu medzi príjemkou, výdajkou a fyzickým stavom.

Prečo je dôležitý jednotný zápis

Pri 300 objednávkach mesačne alebo pri sezónnom tovare sa bez jednotného formátu záznamov ľahko pomieša sklad, pobočka a kategória. Táto šablóna drží údaje v jednom poradí, takže sa dajú porovnať medzi mesiacmi aj pri ročnej uzávierke.

Najdrahšia chyba je, keď sa skutočne zistené množstvo prepíše bez kontroly a rozdiel sa začne odvíjať od nesprávneho základu. Pri 100 položkách a priemernej cene 18 € už jeden omyl o 5 kusov znamená rozdiel 90 €, ktorý sa môže v účtovníctve objaviť až pri uzávierke.

Chýbajúce poznámky a nejasný stav

Ak nie je v riadku uvedené, či ide o poškodenie, presun alebo manko, kontrola sa predĺži o desiatky minút. V malej firme to znamená, že dva ľudia stoja pri zozname namiesto toho, aby sa venovali predaju alebo expedícii.

Zlé rozdelenie podľa kategórií

Bez kategórie sa ťažko hľadá, či problém vzniká v materiáli, tovare alebo drobnom majetku. Pri 4 zamestnancoch v stolárskej dielni môže zlá kategorizácia znamenať, že sa zhodí skrutka s materiálom za 0,12 € a doska za 28 €, čo potom skreslí celkovú hodnotu zásob.

Prečo sa oplatí mať súhrn

Hárok Súhrn chráni pred tým, aby ste prehliadli celkový rozdiel. Ak je evidovaná hodnota 24 000 € a po inventúre 23 460 €, rozdiel 540 € je jasný signál, že treba hľadať konkrétne položky, nie len prepisovať čísla.

Najlepšie funguje, keď si inventúru naviažete na pevný termín, napríklad posledný pracovný deň v mesiaci alebo prípravu na ročnú účtovnú závierku. Ak sa to robí vždy v rovnaký deň, ľudia si zvyknú, že sklad sa musí uzavrieť a kontrola sa neodkladá.

Tri návyky, ktoré šetria čas

• Skopírujte hárok z predchádzajúceho mesiaca a dopĺňajte len zmeny.
• Nechajte jednu osobu zodpovednú za kontrolu rozdielov a poznámok.
• Po kontrole hneď aktualizujte Súhrn, aby ste nemuseli prepočítavať čísla dodatočne.

Kedy už Excel nestačí

Ak máte viac než jednu pobočku, denné pohyby v stovkách riadkov alebo potrebu prepojenia na faktúry a skladové doklady, je lepšie prejsť na systém. Pri malej prevádzke je však táto šablóna praktická, lacná a prehľadná — najmä ak potrebujete rýchlo uzavrieť mesiac bez zavádzania nového softvéru.

Pri malej prevádzke je však táto šablóna praktická, lacná a prehľadná — najmä ak potrebujete rýchlo uzavrieť mesiac bez zavádzania nového softvéru a mať po ruke evidenciu zásob.