Skladová evidencia Excel - šablóna zadarmo
Šablóna na príjem, výdaj a stav zásob s prehľadom, číselníkom a výstrahami pre sklad v malej firme.
Skladová evidencia v Exceli je tabuľka na zápis príjmov, výdajov a aktuálneho stavu zásob. Táto šablóna obsahuje hárok Skladové pohyby, Súhrn, Číselník a Návod, takže vidíte aj detail aj prehľad.
Na prvom hárku zapisujete dátum, doklad, typ pohybu, položku, množstvo, cenu bez DPH, sadzbu DPH a výslednú hodnotu. V súhrne si hneď skontrolujete stav podľa položiek a v číselníku máte pripravené kódy aj názvy tovaru alebo materiálu.
Je to praktické pre malý sklad v s.r.o., pre živnostníka s materiálom aj pre kanceláriu, ktorá len sleduje základné zásoby. Ak máte desiatky položiek, stále sa v tom dá robiť bez drahého systému.
Najväčšie výhody tohto Excel vzoru
- Máte na jednom mieste príjem, výdaj aj stav zásob bez hľadania v starých zápisníkoch.
- Vďaka stĺpcu Výstraha rýchlo vidíte, kde zásoba klesá pod hranicu.
- Stĺpce pre cenu bez DPH, DPH % a hodnoty s DPH zjednodušia kontrolu dokladov.
- Súhrn ukáže stav podľa položiek, takže nemusíte prepočítavať každý riadok zvlášť.
- Číselník skracuje zadávanie a znižuje počet preklepov v kódoch aj názvoch.
- Šablóna pomôže pri mesačnom uzávierkovom prehľade aj pri inventúre.
- Hárok Návod vysvetlí postup aj človeku, ktorý v sklade pracuje len popri inej agende.
Návod krok za krokom
- Skontrolujte hárok Číselník a doplňte vlastné kódy položiek, kategórie, sklady a zodpovedné osoby. Ak sklad vediete pre viac miest, názvy skladov si nastavte presne podľa praxe.
- Na hárku Skladové pohyby zapisujte každý príjem a výdaj po jednom riadku. Pri tovare za 100 € bez DPH a sadzbe 20 % sa hneď ukáže 20 € DPH a 120 € s DPH.
- Pri každom pohybe doplňte množstvo a jednotku, aby bol prehľad použiteľný aj pri inventúre. Ak predávate po baleniach, držte sa jednej MJ v rámci jednej položky.
- Na hárku Súhrn sledujte stav zásob a porovnajte ho s realitou v sklade. Pri položke, ktorá mala mať 50 kusov a v evidencii ostalo 8 kusov, je čas na kontrolu.
- Všímajte si stĺpec Výstraha a opravte položky, ktoré padajú pod hranicu. To je najrýchlejší spôsob, ako zistiť, čo treba doobjednať.
- Pred mesačným uzávierkovým dňom skopírujte alebo doplňte nové pohyby a skontrolujte doklady. Pri menšom sklade vám to zaberie pár minút, nie celé popoludnie.
Zahrnuté funkcie
Ako sa skladová evidencia používa v malej firme
Túto šablónu používajú najmä živnostníci, účtovníčka v malej s.r.o., kancelárska pracovníčka v remeselníckej firme a pokladník v združení, kde sa sleduje materiál, tovar alebo drobný majetok. V praxi ide o obdobia, keď sa robí inventúra, pripravuje mesačná uzávierka alebo sa po sezóne zisťuje, čo ešte ostalo na sklade.
Na hárku Skladové pohyby vidíte presne to, čo je v technickom zadaní: dátum, doklad č., typ pohybu, kód položky, názov položky, kategóriu, sklad, MJ, množstvo, cenu bez DPH, DPH %, hodnotu bez DPH, DPH sumu, hodnotu s DPH, partnera, zodpovednú osobu, poznámku, stav zásoby a výstrahu. To je dobré riešenie pre stolára so 4 zamestnancami, ktorý spotrebuje 200 kusov spojovacieho materiálu mesačne, aj pre e-shop s 300 objednávkami mesačne, kde sa výdaj musí zapisovať bez meškania.
Kedy sa oplatí viesť tabuľku ručne
Ak máte 30 až 150 pohybov mesačne, Excel je stále rýchly a prehľadný. Pri 100 riadkoch mesačne a priemernej cene 12 € bez DPH spracujete zásoby za 1 200 € obratu bez toho, aby ste museli kupovať skladový systém.
Čo z nej dostanete okamžite
Najväčší prínos je v tom, že prehľad sa nevytráca medzi bločkami a poznámkami. Keď potrebujete zistiť, či bolo z balenia 50 kusov už vydaných 42 kusov, vidíte to hneď v evidencii aj v súhrne.
Čo o skladových dokladoch a účtovaní platí na Slovensku
Ak sklad súvisí s účtovníctvom, doklady si podľa zákona o účtovníctve uchovávate 10 rokov. Pri predaji tovaru platia aj náležitosti faktúry: IČO, DIČ, IČ DPH platiteľa, poradové číslo, dátum vyhotovenia, dátum dodania a rozpis sadzby a sumy DPH.
Pri DPH sa najčastejšie pracuje so základnou sadzbou 20 %, zníženými sadzbami 10 % a 5 % pri vybraných tovaroch a službách. Ak je firma platiteľom DPH a predá materiál za 500 € bez DPH, na výstupe vznikne 100 € DPH a spolu 600 € s DPH.
Limity, ktoré si treba strážiť
Povinná registrácia na DPH vzniká pri obrate nad 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov. Podanie aj úhrada DPH sa robí do 25. dňa nasledujúceho mesiaca, takže skladové doklady musia sedieť s faktúrami, inak sa rozdiely prenesú do priznania.
Prečo je vo vzorci dôležitá presnosť
Ak máte 250 kusov materiálu po 3,20 € bez DPH, hodnota zásoby je 800 € bez DPH a pri 20 % sadzbe 960 € s DPH. Pri desiatkach položiek už drobná chyba 0,01 € na kus vie v inventúre urobiť rozdiel niekoľko eur až desiatok eur.
Kde sa skladová evidencia najčastejšie pokazí
Najčastejšia chyba je, že sa zapíše príjem, ale výdaj už nie. Pri sklade s 80 položkami a 20 pohybmi týždenne to za mesiac spraví rozdiel aj 80 záznamov, takže sklad potom papierovo sedí, ale fyzicky nie.
Nedostatok dokladov a zlá jednotka
Ak niekto zapíše 10 balení namiesto 10 kusov, stav je okamžite nesprávny. Pri tovare za 15 € za balenie to môže vyzerať ako rozdiel 150 €, hoci ide len o zle zadanú MJ.
Ignorovanie výstrahy pri nízkej zásobe
Stĺpec Výstraha nie je dekorácia. Ak položka klesne pod hranicu a objednávka mešká 7 dní, výroba alebo predaj stojí a strata sa zvyčajne prejaví skôr v čase než v priamych nákladoch.
Chyba pri DPH a skladovej cene
Ak sa do hodnoty zásoby zamieša cena s DPH namiesto ceny bez DPH, sklad je nadhodnotený o 20 %. Pri zásobe za 4 000 € bez DPH to znamená rozdiel 800 €, čo už je pri uzávierke viditeľné aj v súvahe.
DPH a skladová cena musia sedieť aj na dokladoch, preto sa pri uzávierke často siaha po prehľadnej faktúre v Exceli zadarmo na kontrolu cien bez DPH a presných súm.
Ako si z tejto šablóny spravíte mesačný návyk
Najlepšie funguje, keď si skladové zápisy spojíte s jedným pevným momentom v mesiaci, napríklad s uzávierkou DPH alebo so spracovaním miezd. Vtedy sa tabuľka neotvára náhodne, ale pravidelne.
Tri zvyky, ktoré držia evidenciu pokope
- Na konci dňa alebo zmeny doplňte všetky pohyby, nie až po týždni.
- Raz mesačne skopírujte hárok a porovnajte stav s fyzickým skladom pri inventúre.
- Udržujte jeden číselník, aby kódy položiek neputovali po viacerých verziách súboru.
Keď už Excel nestačí
Ak máte 500 a viac pohybov mesačne, viac skladov a viac ľudí, ktorí zapisujú údaje naraz, je čas prejsť na skladový systém. Excel je výborný na prehľad, ale nie na simultánne zadávanie bez konfliktov v dátach.
Pri pravidelnom dopĺňaní pohybov, mesačnej kontrole a jednotnom číselníku sa osvedčuje aj rovnaká disciplína pri dochádzke; praktický evidencia dochádzky excel vzor drží záznamy prehľadne a po dňoch.
Časté otázky o tomto vzore
Slúži na zápis príjmov, výdajov a stavu zásob v jednej tabuľke. Hodí sa pre malý sklad, materiál vo firme aj jednoduchú evidenciu tovaru bez drahého systému.
Šablóna má dátum, doklad č., typ pohybu, kód položky, názov položky, kategóriu, sklad, MJ, množstvo, cenu bez DPH, DPH %, hodnoty bez DPH aj s DPH, partnera, zodpovednú osobu, poznámku, stav zásoby a výstrahu.
Najviac ju využije SZČO, menšia s.r.o., kancelária v remeselníckej firme alebo združenie, ktoré si stráži spotrebný materiál. Pri 30 až 150 pohyboch mesačne je stále prehľadná a lacná na používanie.
Zvyčajne sa vychádza z ceny bez DPH a množstva. Ak máte 25 kusov po 3,20 € bez DPH, hodnota je 80 € bez DPH; pri 20 % DPH je to 96 € s DPH.
Keď máte veľa pohybov, viac ľudí na zadávaní a potrebujete súbežnú prácu bez rizika prepísania údajov. Pri stovkách riadkov mesačne je už skladový systém spravidla istejší než tabuľka.
Ak ste platiteľ DPH, áno. V takom prípade sledujte cenu bez DPH, sadzbu DPH a hodnotu s DPH, aby ste mali správne podklady pre doklady aj mesačné priznanie.
Stiahnuť
Kategória
Napísala a skontrolovala
Mária Kováčová
Certifikovaná účtovníčka
Mária Kováčová je certifikovaná účtovníčka s viac ako 15-ročnou praxou v podpore slovenských malých a stredných firiem, živnostníkov (SZČO) a účtovníkov. Pripravila množstvo priznaní k DPH, podaní pre Finančnú správu a ročných účtovných závierok a každý vzor zostavuje tak, ako v skutočnosti funguje slovenská legislatíva a prax.