Evidencia dochádzky Excel - šablóna zadarmo

V hárku Prehľad zadajte do B2 prvý deň mesiaca, ktorý chcete skontrolovať, napríklad 01.10.2026. Súhrn pracuje s dátumom príchodu v stĺpci A. Zmena začatá 31. októbra sa preto započíta do októbra aj vtedy, keď končí 1. novembra. Súbor jej hodiny automaticky nerozdeľuje medzi dva mesiace; pri požiadavke na takéto členenie potrebujete podrobnejší záznam.

V Dochádzke vyplňte meno, pracovisko a časy. Do I patrí plánovaný čistý počet hodín danej zmeny, do O jej plánovaný príchod. Nepreberajte osem hodín a čas 08:00 len preto, že ich používa vzor. Človek so štvorhodinovým úväzkom alebo so začiatkom o deviatej potrebuje vlastné hodnoty, inak by porovnanie vytváralo zdanlivé nedostatky a meškania.

Meno používajte konzistentne. Prehľad sčíta záznamy s rovnakým textom, ale nerozozná dvoch ľudí s rovnakým menom. V takom prípade pridajte k menu interné označenie a používajte ho vo všetkých riadkoch aj v prehľade. Počet záznamov na vrchu nie je počet jedinečných zamestnancov: jeden človek zapísaný päťkrát predstavuje päť záznamov.

Príchod a odchod zadávajte ako časové hodnoty, napríklad 09:15 a 17:30. Prestávka v G je počet minút, ktoré sa majú odpočítať. Pri odchode v rovnaký deň zadajte do P nulu, pri odchode nasledujúci deň jednotku. Tento údaj je zámerne výslovný: menší čas odchodu môže znamenať nočnú zmenu, ale aj obyčajný preklep.

Pri zmene od 22:00 do 06:00, odchode nasledujúci deň a tridsaťminútovej prestávke vychádza 7,5 odpracovanej hodiny. Ak je plán sedem hodín, rozdiel nad plán je pol hodiny. Bez označenia nasledujúceho dňa sa riadok označí na kontrolu, namiesto toho, aby prehľad obsahoval zápornú odpracovanú dobu.

Pri dennej zmene od 09:15 do 17:30 s rovnakou prestávkou vychádza 7,75 hodiny. Ak bol začiatok naplánovaný na 09:00, meškanie je 0,25 hodiny, teda pätnásť minút. Výsledky sú desatinné hodiny: 7,75 nie je čas 7:75. Prestávka sa nevkladá automaticky a nesmie byť dlhšia než celá zmena. Jeden riadok podporuje zmenu najviac do 24 hodín.

Stĺpec J ukazuje iba kladný rozdiel medzi odpracovanými a plánovanými hodinami. Pomáha nájsť zmenu, ktorú treba preveriť, sám však nerozhoduje o nároku na príplatok. Národný inšpektorát práce vysvetľuje prácu nadčas v súvislosti s rozvrhom pracovného času a príkazom alebo súhlasom zamestnávateľa. Samotné odčítanie dvoch čísel tieto podmienky neposúdi.

Aj stĺpec Schválené je ručný údaj. Hodnota Áno vyjadruje vaše interné potvrdenie záznamu; neprepočítava mzdu ani nemení právnu povahu práce. Platné záznamy s hodnotou Nie zostávajú v mesačných hodinách a majú samostatný počet neschválených. Vďaka tomu čakajúce schválenie neskryje skutočne zapísanú zmenu.

Poznámka so slovom Služobná zaradí záznam do typu Služobná cesta. Je to jednoduché textové označenie, nie výpočet pracovného času na ceste. Dovolenku, práceneschopnosť, pracovnú pohotovosť alebo rozdelenie nočných hodín tento zošit samostatne nerieši. Na plánovanie neprítomnosti možno použiť evidenciu dovolenky, pričom plán a skutočnú dochádzku treba pri uzávierke porovnať.

Stĺpec Q kontroluje formálnu úplnosť riadka. Text namiesto dátumu, chýbajúci plánovaný príchod, neznámy stav schválenia alebo záporná prestávka znamenajú Skontrolovať. Takýto riadok nepridáva hodiny do prehľadu. Prázdny riadok je naopak bežné voľné miesto a nepočíta sa ako chyba. Indikátor v E2 prehľadu zahŕňa chybné riadky celého pripraveného rozsahu, aby sa nestratili ani mimo vybraného mesiaca.

V hornej časti prehľadu nájdete počet platných záznamov, priemer hodín na záznam, hodiny nad plán, meškania a schválenie. Tabuľka pracovníkov používa mená v A9:A17; tie môžete upraviť, ale musia byť navzájom odlišné. Riadok Ostatní zahŕňa platné hodiny ľudí, ktorí medzi uvedenými menami nie sú. Nový pracovník tak nevypadne z celkového výsledku len preto, že ešte nemá vlastný riadok.

Pred uzavretím mesiaca vyriešte upozornenia a porovnajte súčet s jednotlivými zmenami. Označenie OK potvrdzuje iba podmienky vzorca, nie pravdivosť príchodu alebo správnosť rozvrhu. Ak niečo nesedí, opravte zdrojový záznam; neprepisujte súhrnnú bunku tak, aby výsledok vyzeral očakávane.

Podľa usmernenia k evidencii pracovného času má byť možné rozlíšiť začiatok a koniec príslušných časových úsekov. Táto jednoduchá šablóna nenahrádza podrobnú evidenciu všetkých druhov práce a pohotovosti. Ak vaša prevádzka potrebuje viac úsekov počas dňa, samostatné nočné hodiny alebo mzdové príplatky, doplňte vhodnú evidenciu a overte jej nadväznosť.

Po kontrole uložte uzavretú kópiu mesiaca. Osobné údaje sprístupnite len ľuďom, ktorí ich potrebujú na svoju prácu. Sto pripravených riadkov stačí napríklad na päť ľudí s dvadsiatimi záznamami; ďalšie riadky pod 101 sa nepripoja automaticky. Rozšírenie musí zahŕňať vzorce, overovanie vstupov, filtre aj súhrny a zaslúži si kontrolu na známej zmene.