Hodnotenie dodávateľov Excel - šablóna zadarmo

1. Otvorte hárok Číselníky a pokyny a upravte zoznam dodávateľov v stĺpcoch Dodávateľ, IČO, Mesto, Kategória a Kontaktná osoba.
2. Skontrolujte kategórie a vysvetlenie škály 1–5. Hodnota 5 znamená výborné plnenie bez významných nedostatkov, hodnota 2 neuspokojivé plnenie.
3. V hárku Hodnotenie dodávateľov vyberte dodávateľa zo zoznamu. IČO, mesto a kategória sa doplnia pomocou funkcie VLOOKUP.
4. Vyplňte hodnotiteľa, dátum hodnotenia, počet objednávok, dodávky načas, reklamácie a päť kritérií v rozsahu 1–5.
5. Doplňte poznámku s konkrétnym problémom alebo dôvodom hodnotenia. Nevpisujte do stĺpcov Vážené skóre, Hodnotenie a Odporúčanie, pretože obsahujú vzorce.
6. Skontrolujte výsledok v stĺpcoch P až R. Prázdne alebo neúplné hodnotenie sa do skóre nezapočíta.
7. Na hárku Prehľad skontrolujte súhrnné ukazovatele a grafy. Pri slabom výsledku si v poznámke určte nápravné opatrenie a termín ďalšieho hodnotenia.

Hodnotenie dodávateľov využíva nákupca vo výrobnej s.r.o., účtovníčka pri príprave podkladov pre vedenie aj kancelárska sila v remeselníckej firme. Pri 20 dodávateľoch sa po každej väčšej objednávke zapisuje počet objednávok, dodávky načas, reklamácie a známky od 1 do 5. Namiesto dojmu typu dodávateľ je spoľahlivý vznikne porovnateľný záznam.

Hodnotenie po dodávke alebo za štvrťrok

Stavebná firma môže hodnotiť materiál po ukončení etapy. Ak z 50 objednávok prišlo 47 načas, presnosť je 94 %. Pri dvoch reklamáciách je podiel reklamácií 4 %. Takýto dodávateľ spĺňa podmienku presnosti najmenej 90 % a reklamácií najviac 5 %, ak má zároveň skóre aspoň 3,5.

Pre e-shop s 300 objednávkami mesačne je vhodné hodnotiť kuriérsku službu každý mesiac. Pri 288 zásielkach načas ide o 96 %; výsledok sa dá porovnať s inou kategóriou, napríklad kancelárskymi potrebami alebo IT službami.

Čo zadáva používateľ a čo vypočíta súbor

Človek zadáva dodávateľa, hodnotiteľa, dátum, počet objednávok, percentá a známky. IČO, mesto a kategória sa doplnia z číselníka; skóre, slovné hodnotenie a odporúčanie sú vypočítané. Obrázok 1 ukazuje zamrznuté riadky od ôsmeho riadka a filter nad 19 stĺpcami.

Šablóna používa päť váh: kvalita dodávok 25 %, úplnosť dodávok 15 %, reakčný čas 15 %, cena a podmienky 20 % a komunikácia 15 %. Súčet je 100 %. Pri známkach 5, 4, 4, 3 a 5 vyjde skóre 4,20: 5 × 0,25 + 4 × 0,15 + 4 × 0,15 + 3 × 0,20 + 5 × 0,15.

Percentá zapisujte ako skutočné podiely

Dodávky načas a reklamácie sa zadávajú ako desatinné hodnoty od 0 do 1. Hodnota 0,98 znamená 98 % a hodnota 0,02 znamená 2 %. Ak zapíšete 98 namiesto 0,98, výsledok bude mimo povoleného rozsahu a rozhodnutie bude nesprávne.

Podmienka na pokračovanie je v súbore technicky nastavená na skóre najmenej 3,5, reklamácie najviac 0,05 a dodávky načas najmenej 0,90. Pri skóre 4,10, reklamáciách 6 % a presnosti 95 % preto výsledok nebude Pokračovať v spolupráci, ale Vyhodnotiť nápravné opatrenia.

Číselník je pracovný základ

Hárok Číselníky a pokyny obsahuje vzorové firmy ako Tatramat servis s.r.o. a kategórie Materiál, IT služby, Logistika, Údržba a Kancelárske potreby. Pred používaním nahraďte vzorové údaje vlastnými; vzorce čítajú rozsah A4:E103, teda 100 pripravených pozícií.

Najdrahšia chyba nie je zlé vyfarbenie bunky, ale zlé vstupné číslo. Keď pracovník zadá 98 namiesto 0,98, overenie údajov hodnotu odmietne; ak sa obmedzenie obíde kopírovaním, priemerná presnosť môže byť skreslená o desiatky percentuálnych bodov. Pri 200 objednávkach môže takýto údaj zmeniť výber dodávateľa na celý štvrťrok.

Nekompletné známky vytvoria prázdne skóre

Vzorec v stĺpci P vyžaduje dodávateľa, dodávky načas, kvalitu, úplnosť, reakčný čas, cenu a komunikáciu. Ak chýba jediná položka, vážené skóre zostane prázdne a dodávateľ sa nezapočíta do priemeru. Pri desiatich hodnoteniach môže chýbajúca známka v troch riadkoch skryť 30 % podkladov.

Častý problém vzniká aj pri ručnom prepisovaní IČO, mesta alebo kategórie. Tu je lepšie vyberať dodávateľa zo zoznamu: VLOOKUP potom načíta údaje z jedného číselníka a znižuje riziko, že jedna firma bude raz vedená ako Logistika a inokedy ako logistika.

Odporúčanie nie je náhrada za opatrenie

Výsledok Vyhodnotiť nápravné opatrenia neznamená automaticky ukončiť zmluvu. Znamená, že treba pomenovať problém: napríklad 7 reklamácií zo 100 objednávok je 7 %, teda viac než limit 5 %. Bez poznámky o príčine a termíne kontroly sa tabuľka zmení na archív bez rozhodovacej hodnoty.

Najlepšie funguje pevný termín, nie náhodné dopĺňanie. Nákupca môže každý posledný pracovný deň mesiaca skontrolovať dodávky, účtovníčka doplní počet objednávok a vedúci nákupu raz za štvrťrok prejde odporúčania. Pri 15 dodávateľoch zaberie zápis piatich kritérií približne 15 až 30 minút, ak sú doklady pripravené.

Malé pravidlá, ktoré šetria čas

• Číselník upravujte iba na hárku Číselníky a pokyny, nie ručne v každom hodnotení.
• Percentá zadávajte v jednotnom tvare 0,95 a 0,03, aby boli porovnateľné.
• Do poznámky píšte konkrétny dôvod, napríklad tri oneskorené dodávky z 20, nie iba slabá spolupráca.
• Pred poradou skontrolujte hárok Prehľad a porovnajte kategórie podľa grafu presnosti dodávok.

Pracujte vždy s originálnym súborom a kópiu si uložte po štvrťroku. Ak máte viac než 100 hodnotení, viac hodnotiteľov súčasne alebo potrebujete históriu zmien, Excel už nemusí byť vhodný hlavný systém; šablóna však zostáva praktickým exportom pre pravidelné hodnotenie.

Pri 12 mesiacoch a 25 dodávateľoch vznikne 300 záznamov, čo presahuje pripravený rozsah 100 riadkov. V takom prípade údaje rozdeľte podľa obdobia až po overení, že vzorce a súhrny v každej kópii zostali správne.