Dodací list Excel - šablóna zadarmo

1. Najprv si v hárku Dodacie listy skontrolujte, či máte správne číslo dokladu a dátum dodania. To je základ, podľa ktorého sa potom dohľadáva celý záznam.
2. Vyplňte odberateľa, mesto, IČO, DIČ a IČ DPH, ak je uvedené. Pri firme viete hneď overiť, komu bol tovar odovzdaný.
3. Doplňte zodpovednú osobu, spôsob dopravy a stav dodania. V praxi to pomáha, keď riešite, kto zásielku viezol alebo kto prebral podpis.
4. Zapíšte hodnotu bez DPH a sadzbu DPH. Excel potom slúži ako rýchly kontrolný zoznam, či suma sedí pred odovzdaním dokladu účtovníctvu.
5. V hárku Položky dodávok rozpíšte konkrétne položky, množstvo a cenu. Pri viacerých položkách sa tak nestratí detail, ktorý býva pri reklamácii rozhodujúci.
6. V hárku Prehľad sledujte súčty a počty dokladov za obdobie. Ak kontrolujete mesiac s 25 dodávkami po 1 200 €, rýchlo vidíte, či niekde nechýba záznam.
7. Do návodu si nechajte základný postup pre kolegov alebo zástup. Keď ho raz vyplníte správne, ďalší človek nemusí hádať, čo znamená ktorá kolónka.

Dodací list si v Exceli najčastejšie drží skladník, administratívna pracovníčka v stavebnej firme alebo živnostník, ktorý vozí materiál priamo zákazníkovi. Pri 20 dodávkach mesačne už ručné vypisovanie do Wordu alebo na papier robí chyby, najmä ak sa menia odberatelia, mestá a osoby na prevzatie.

V tejto šablóne je hlavný hárok navrhnutý tak, aby ste videli číslo DL, dátum dodania, IČO, DIČ, IČ DPH, sumu bez DPH aj potvrdenie dodania na jednom mieste. Ak má firma napríklad 4 vodičov a každý prinesie 6 dokladov za deň, mesačne ste na 480 riadkoch; tam už sa ručný chaos rýchlo prejaví.

Kedy ju otvorí najčastejšie

Najčastejšie pri expedícii, pri odovzdaní materiálu na stavbe alebo pri zúčtovaní mesačných dodávok. Ak ide o e-shop s 300 objednávkami mesačne, dodací list slúži ako záznam, čo sa reálne odoslalo a čo bolo potvrdené pri doručení.

Čo si všímať na obrazovke 1

Obrázok 1 zobrazuje stĺpce od čísla dokladu po poznámku. Vidno aj oddelenie finančných údajov: hodnota bez DPH, DPH %, DPH suma a hodnota spolu, čo je praktické pri kontrole pred fakturáciou alebo inventúrou.

Dodací list nie je daňový doklad, ale v účtovníctve je dôležitý dôkaz o tom, že tovar alebo materiál bol odovzdaný. V praxi ho firmy archivujú spolu s faktúrou minimálne podľa pravidiel zákona o účtovníctve, kde sa doklady bežne držia 10 rokov.

Ak ste platiteľ DPH, na faktúre aj na súvisiacich podkladoch musíte mať správne údaje: názov, adresu, IČO, DIČ, IČ DPH, dátum dodania a rozpis dane. Pri sadzbe 20 % a dodávke za 4 200 € bez DPH je DPH 840 € a spolu 5 040 €; práve takýto výpočet sa dá v tabuľke skontrolovať ešte pred odovzdaním dokladu.

Prečo sa oplatí mať rozpis položiek

Hárok Položky dodávok je užitočný najmä vtedy, keď jeden dodací list obsahuje viac než jednu položku. Pri 12 položkách na jednej dodávke vidíte presne množstvo, jednotkovú cenu a súčet, takže pri reklamácii nehľadáte informáciu v texte po častiach.

Čo sleduje prehľad

Obrázok 3 zobrazuje prehľad s počtom dokladov a súčtami. Ak sa vám za mesiac nazbiera 37 dodacích listov s priemernou hodnotou 680 €, prehľad vám okamžite ukáže, či niektorý doklad chýba alebo sa opakuje.

Najdrahšia chyba nie je v tom, že chýba pekný vzhľad. Problém býva v nesprávnom čísle dokladu, v nevypísanom IČ DPH alebo v tom, že na dodacom liste nesedí odberateľ s faktúrou; potom sa doklad hľadá ručne a zbytočne sa stráca čas.

Ak firma vystaví 120 dodacích listov mesačne a v 8 z nich chýba podpis prevzatia, pri reklamácii už nevie preukázať odovzdanie bez dodatočných telefonátov a mailov. To je reálna strata času 15 až 30 minút na prípad, čiže pokojne celý pracovný deň mesačne len na dohľadávanie.

Chyba v číslovaní

Ak sa čísla DL nevedú po poradí, napríklad DL-2026-001, DL-2026-002 a potom preskočíte na DL-2026-005, účtovníčka začne hľadať chýbajúce doklady. Pri 50 dokladoch za štvrťrok sa takáto medzera zmení na dlhé kontrolné kolo.

Chýbajúci stav dodania

Obrázok 2 s položkami je dobrý na detail, ale bez stavu dodania neviete, či bol tovar už odovzdaný, čiastočne prevzatý alebo čaká na potvrdenie. V praxi je to rozdiel medzi uzavretým a otvoreným dokladom, najmä keď riešite sezónny tovar alebo materiál na stavbu.

Najlepšie funguje, keď vyplnenie dodacieho listu naviažete na existujúcu rutinu, napríklad na koniec nakládky alebo na kontrolu expedície pred odchodom auta. Ak to robíte až večer po návrate, v 3 z 10 prípadov sa niečo zabudne a vznikne dierka v evidencii.

Prakticky pomáha kopírovať hárok z minulého mesiaca, aby ste nemuseli znova nastavovať údaje, a používať jednoduché overenie údajov v stĺpcoch, kde sa opakuje spôsob dopravy alebo stav dodania. Pri 40 záznamoch mesačne vám to ušetrí desiatky klikov a zníži počet preklepov.

Čo robiť pravidelne

• Každý pondelok skontrolujte neuzavreté dodávky z predchádzajúceho týždňa.
• Na konci mesiaca porovnajte počet dokladov s fakturáciou.
• Pri viac než 100 riadkoch mesačne zvážte prechod na jednoduchší skladový systém.

Kedy tabuľka nestačí

Ak už riešite viaceré sklady, sériové čísla alebo denné pohyby v stovkách kusov, Excel ostáva len dočasné riešenie. Na taký objem je lepší systém s databázou, lebo jeden chybný prepísaný riadok môže rozbiť celý prehľad zásob.