Projektový rozpočet Excel - šablóna zadarmo

1. Otvorte hárok Rozpočet a prepíšte názov projektu, objednávateľa, projektového manažéra, dátum začiatku, dátum ukončenia a stav projektu.
2. Do žltých vstupných buniek vyplňte ID položky, kategóriu, popis, dodávateľa, mesto a zodpovednú osobu. Kategóriu a mesto vyberajte z rozbaľovacích zoznamov.
3. Zadajte plánované množstvo, jednotku a jednotkovú cenu bez DPH. Jednotky zahŕňajú hod., ks, mesiac a deň.
4. Skontrolujte automaticky doplnenú sadzbu DPH a vypočítané stĺpce Plán bez DPH, Plánovaná DPH a Plán s DPH.
5. Po prijatí faktúry alebo účtovného dokladu zapíšte skutočné náklady bez DPH do stĺpca Skutočnosť bez DPH. Nezadávajte ručne bunky so vzorcami.
6. Prejdite na hárok Súhrn a skontrolujte zostávajúci rozpočet, percento čerpania, položky nad limitom a prehľad podľa kategórie.
7. Ak potrebujete iné kategórie, sadzby alebo mestá, upravte zdrojové hodnoty v hárku Číselníky a pred ďalším použitím overte rozbaľovacie výbery.

Projektový rozpočet najčastejšie potrebuje SZČO, ktorá vedie zákazku sama, projektová manažérka v malej s.r.o. alebo kancelárska sila v remeselnej firme. Tabuľka je užitočná pri digitalizácii, vývoji softvéru, školení, marketingovej kampani aj stavebnej zákazke, kde sa náklady počas šiestich mesiacov postupne menia.

Rozpočet pred začiatkom zákazky

Najprv si rozdelíte projekt na konkrétne položky. Pri digitalizácii môžete mať 60 hodín analýzy po 55 €, 3 mesiace cloudovej služby po 180 € a 5 školiacich dní po 320 €. Samotná analýza vytvorí plán 3 300 € bez DPH; pri 20 % DPH je suma s DPH 3 960 €.

V hárku Rozpočet (obrázok 1) má každá položka vlastné ID, kategóriu, dodávateľa, mesto a zodpovednú osobu. Vďaka tomu sa pri mesačnej porade nepozeráte iba na jednu celkovú sumu, ale viete, kto rieši konkrétny náklad a ku komu patrí.

Kontrola počas realizácie

Účtovníčka v s.r.o. zapíše skutočnosť bez DPH podľa prijatých faktúr, projektový manažér doplní rozpočet pri objednávke a vedenie sleduje, či sa projekt neodchyľuje od plánu. Pri štyroch zamestnancoch a desiatkach externých faktúr mesačne je takýto priebeh prehľadnejší než samostatný zoznam v e-maile.

Hárok Súhrn (obrázok 2) zobrazí celkový plán, skutočnosť, zostávajúci rozpočet a percento čerpania. Prehľad podľa kategórie ukáže napríklad, že vývoj už minul 12 000 € z plánovaných 15 000 €, zatiaľ čo školenia sa ešte nezačali.

Šablóna pracuje so sadzbou DPH 20 %, ktorá je v hárku Číselníky priradená ku všetkým ôsmim pripraveným kategóriám. Stĺpec J v hárku Rozpočet ju dopĺňa podľa kategórie pomocou funkcie VLOOKUP; používateľ preto sadzbu pri každej položke neprepisuje ručne.

Výpočet plánovaných súm

Pri množstve 100 ks a cene 24 € bez DPH vznikne plán bez DPH 2 400 €. DPH je 480 € a plán s DPH 2 880 €. Skutočná DPH sa počíta z hodnoty v stĺpci Skutočnosť bez DPH, takže pri faktúre na 1 900 € bude predstavovať 380 € a skutočnosť s DPH 2 280 €.

Do tabuľky zapisujte sumy bez DPH podľa prijatých faktúr a účtovných dokladov. Faktúra má obsahovať meno a adresu dodávateľa aj odberateľa, IČO, DIČ, IČ DPH platiteľa, poradové číslo, dátum vyhotovenia, dátum dodania a rozpis sadzby a sumy DPH.

Lehoty a archivácia

Platiteľ DPH podáva daňové priznanie a uhrádza vlastnú daňovú povinnosť do 25. dňa nasledujúceho mesiaca; pri štvrťročnom zdaňovacom období platí rovnaká lehota po skončení štvrťroka. Povinná registrácia na DPH vzniká pri obrate nad 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov podľa zákona o DPH.

Rozpočet nie je náhradou za účtovníctvo ani za kontrolný výkaz. Doklady archivujte 10 rokov podľa zákona o účtovníctve a údaje zo šablóny zosúlaďte s účtovnou evidenciou pred podaním výkazov na Finančnú správu.

Najdrahšia chyba vznikne vtedy, keď sa plán zadá s DPH, ale skutočné faktúry bez DPH. Pri projekte s plánom 24 000 € bez DPH vyzerá náklad 28 800 € ako prekročenie o 4 800 €, hoci ide iba o rozdiel v základe. Táto šablóna preto výslovne oddeľuje stĺpce bez DPH a s DPH.

Ručné prepisovanie vypočítaných buniek

Ak prepíšete stĺpec J, K, L, M alebo O až R, porušíte výpočtovú logiku. Napríklad pri 60 hodinách po 55 € má byť plán bez DPH 3 300 €; ručne zadaných 3 500 € následne skreslí odchýlku aj percento čerpania.

Ďalší problém je nesprávna skutočnosť. Faktúra dodávateľa na 2 900 € bez DPH pri uvedenom pláne vytvorí odchýlku 400 € a čerpanie 87,9 %. Ak omylom zapíšete 3 480 € s DPH, tabuľka ukáže zápornú odchýlku 180 € a stav Nad rozpočet, hoci projekt je v limite.

Neaktuálne alebo neúplné položky

Pri 40 položkách stačí jedna neuvedená objednávka za 1 200 € a vedenie bude rozhodovať podľa neúplného obrazu. Nezačatá položka bez skutočnosti sa označí osobitne; prázdne údaje preto nemažte ani nenahrádzajte nulou, ak náklad ešte nevznikol.

Chyby vznikajú aj pri úprave číselníkov. Ak zmeníte názov kategórie v Číselníkoch, existujúci výber v Rozpočte treba skontrolovať. Pri nesprávnej kategórii sa môže použiť nesprávna sadzba DPH alebo sa položka nezapočíta do očakávanej skupiny na hárku Súhrn.

Najjednoduchšie je spojiť aktualizáciu rozpočtu s pevnou udalosťou, napríklad s kontrolou prijatých faktúr pred 25. dňom nasledujúceho mesiaca. V ten deň účtovníčka zapíše nové skutočné náklady bez DPH a projektový manažér skontroluje položky označené ako Nad rozpočet.

Krátka kontrola každý týždeň

Projektový manažér môže v piatok doplniť objednávky, množstvá a zodpovedné osoby. Pätnásť minút týždenne počas 24-týždňového projektu je približne 6 hodín, čo je podstatne menej než ručné hľadanie, prečo sa rozpočet na konci mesiaca odchýlil o 3 000 €.

• Najprv filtrujte alebo prezerajte položky podľa stavu Nad rozpočet.
• Potom skontrolujte záporné odchýlky a chýbajúce skutočné náklady.
• Nakoniec porovnajte súhrn podľa kategórie s faktúrami a objednávkami.

Na zadávanie používajte rozbaľovacie zoznamy pre kategóriu, jednotku a mesto. Číselníky upravujte iba na určenom hárku a pred zmenou súboru si ponechajte kópiu; pri dôležitom projekte je vhodné ukladať verziu po každej mesačnej uzávierke.

Kedy Excel prestáva stačiť

Táto šablóna je praktická pre jeden projekt s približne 100 rozpočtovými riadkami. Ak máte súčasne 10 projektov, stovky používateľov, schvaľovanie objednávok alebo potrebu napojenia na účtovný systém, prejdite na projektový informačný systém. Excel ponechajte ako kontrolný export, nie ako jediný zdroj údajov.