Kniha jázd Excel - šablóna zadarmo

1. V hárku Zoznam vozidiel doplňte svoje vozidlá, ŠPZ a základné identifikačné údaje. Tým si pripravíte číselník, z ktorého sa bude vyberať v knihe jázd.
2. V hárku Kniha jázd zapisujte každú jazdu v jednom riadku. Zadajte dátum, vodiča, účel, trasu a stavy tachometra na začiatku a na konci cesty.
3. Skontrolujte stĺpce s výpočtami. SUM a ďalšie vzorce dopočítajú km, litre a náklad podľa cien a spotreby, takže netreba nič prepočítavať ručne.
4. V stĺpci pre typ jazdy vyznačte, či ide o služobnú alebo súkromnú cestu. Pri aute používanom aj súkromne je to dôležité pre internú evidenciu aj daňové podklady.
5. Na konci mesiaca otvorte hárok Prehľad a skontrolujte súčty za obdobie. Vidíte tam celkové km, spotrebu aj náklad v eurách bez hľadania v riadkoch.
6. Ak potrebujete upraviť popisy alebo vysvetlenia, pozrite si hárok Inštrukcie. Je tam popísané, čo kam patrí a ako tabuľku používať pri bežnej mesačnej praxi.

Knihu jázd používajú najčastejšie SZČO, menšie s.r.o. a administratívne pracovníčky vo firmách, kde sa rieši služobné auto, súkromné využitie vozidla alebo cestovné náhrady. V praxi sa k nej človek vracia pri mesačnej kontrole jázd, pri uzávierke a pri príprave podkladov pre účtovníctvo.

Typický príklad je stolár so 4 zamestnancami a jedným dodávkovým autom. Ak za mesiac urobí 18 jázd po priemerne 27 km, dostane sa na 486 km; ak má spotrebu 7,2 l/100 km a liter stojí 1,65 €, náklad na PHM je približne 57,73 €.

Kto ju vypĺňa najčastejšie

Najčastejšie ju vedie živnostník sám, účtovníčka v s.r.o. alebo kancelárska sila v remeselníckej firme. Pri firemnom aute sa dopĺňa aj vodič, účel cesty a či išlo o služobnú alebo súkromnú jazdu.

Čo z nej má účtovník

Pre účtovníka je dôležité, že z tabuľky vie rýchlo odčítať počet kilometrov, spotrebu a náklad bez ručného prepisovania z papierových bločkov. Pri vozidle využívanom aj súkromne je rozhodujúce mať záznamy rozdelené a čitateľné, inak sa prehľad pri kontrole rozpadne na dohady.

Pri knihe jázd sa oplatí držať základné pravidlá z praxe účtovníctva a dane z príjmov. Doklady je potrebné archivovať 10 rokov podľa zákona o účtovníctve a pri služobných cestách sa bežne pracuje s jasným rozdelením na služobné a súkromné účely.

Ak si rátate náklad na auto v Exceli, jednoduchý model stačí: 1 200 km mesačne pri spotrebe 6,5 l/100 km znamená 78 litrov paliva. Pri cene 1,70 € za liter je to 132,60 € mesačne len za PHM, bez servisu, pneumatík a ostatných nákladov.

Kedy je evidencia dôležitá pre daňovú kontrolu

Finančná správa sa pri podobných tabuľkách pozerá hlavne na logiku záznamu. Dátum, cieľ cesty, stav tachometra a účel jazdy musia sedieť; ak v jednom mesiaci chýbajú kilometre alebo sú trasy očividne skrátené, vzniká problém už pri prvom porovnaní s tankovaním a faktúrami.

Prečo je lepší presný zápis než dodatočné dopĺňanie

Dodatočné dopĺňanie spätne po týždni býva v malej firme slabé miesto. Jeden zabudnutý záznam síce neznamená katastrofu, ale pri 30 jazdách mesačne už rozdiel 40 až 60 km vie urobiť neporiadok v spotrebe aj v nákladoch.

Takýto rozdiel 40 až 60 km sa potom premietne aj do mesačného rozpočtu, kde sa náklady na palivo začnú rozchádzať s plánom.

Najčastejšia chyba je, že vodič zapíše len cieľ cesty a zabudne na stav tachometra. Potom sa nedá spoľahlivo dopočítať najazdená vzdialenosť a v tabuľke vzniknú medzery, ktoré sa zvyčajne ukážu až pri mesačnom súčte.

Ďalší problém je, keď sa miešajú súkromné a služobné jazdy bez označenia. Ak má auto 1 800 km za mesiac a z toho je 420 km súkromných, účtovníčka potrebuje presné rozdelenie, inak sa zbytočne dlho hľadá, čo patrí do nákladov.

Chýbajúce litre a ceny paliva

Ak sa do tabuľky nezadá cena za liter, náklad na PHM sa nedá spočítať presne. Pri 62 litroch a cene 1,62 € vznikne rozdiel 100,44 €, čo je suma, ktorú si všimnete hneď, keď porovnávate mesačné výdavky s bločkami z čerpacích staníc.

Prečo nestačí len poznámka v mobile

Fotka z mobilu je fajn ako podklad, ale nie ako systém. Pri 25 jazdách za mesiac máte 25 fotiek, 25 časov a 25 trás; v Exceli z toho spravíte jeden súčet a jeden prehľad, čo je oveľa použiteľnejšie pri kontrole aj pri odovzdaní účtovníkovi.

Najlepšie funguje, keď si knihu jázd naviažete na už existujúcu rutinu, napríklad na uzávierku mesiaca alebo na spracovanie bločkov k DPH. Vtedy sa nestáva, že tabuľka zostane otvorená len prvé dva týždne a potom sa na ňu zabudne.

V praxi pomôže, keď si na konci týždňa doplníte všetky jazdy naraz. Päť minút v piatok večer je lepších než 40 minút raz za mesiac, keď už hľadáte trasy podľa e-mailov a pokladničných dokladov.

Uľahčite si zadávanie

• Skopírujte si hárok z predchádzajúceho mesiaca a ponechajte vzorce aj formátovanie.
• Použite overenie údajov pre výber vozidla a typu jazdy, aby sa znížili preklepy.
• Zapnite podmienené formátovanie na prázdne alebo podozrivé bunky.

Kedy už tabuľka nestačí

Ak máte viac áut, desiatky vodičov alebo jazdy zapisované priebežne počas dňa, Excel začne byť pomalý na kontrolu aj na dohľadanie chýb. Pri väčšom vozovom parku je lepšie prejsť na systém s automatickým logovaním jázd a napojením na tankovania.

Pri podobnom priebežnom sledovaní sa oplatí mať aj evidenciu neprítomnosti, aby ste vedeli rýchlo skontrolovať, kto bol v daný deň na trase a kto na dovolenke.