Cenová ponuka Excel - šablóna zadarmo

1. Najprv si v hárku Ponuka skontrolujte hlavičku a stĺpce. Zistíte, kam patrí kód položky, názov, množstvo, cena za jednotku aj sadzba DPH.
2. Potom doplňte jednotlivé položky ponuky po riadkoch. Pri malej zákazke stačia 3 až 5 riadkov, pri väčšej zákazke ich môže byť pokojne 20 aj viac.
3. Do stĺpca s množstvom a cenou za MJ vkladajte reálne čísla. Ak máte napríklad 4 kusy po 35 € bez DPH, Excel vám vie v ďalších stĺpcoch dopočítať zvyšok.
4. Ak dávate zľavu, zadajte ju v percentách. Pri zľave 10 % z ceny 200 € bez DPH sa cena zníži o 20 € a základ dane je už 180 €.
5. V hárku Nastavenia upravte pomocné hodnoty, ak sa mení sadzba alebo texty, ktoré chcete mať v ponuke jednotné.
6. V hárku Zhrnutie skontrolujte celkový súčet pred odoslaním klientovi. Je to rýchlejšie než prepočítavať všetko ručne.
7. Ak si ponuku posielate pravidelne, uložte si vzor ako pracovnú kópiu a pri ďalšom zákazníkovi len prepíšte položky a sumy.

Cenovú ponuku v Exceli používajú najčastejšie živnostníci, remeselnícke firmy, menšie s.r.o. a administratíva vo firmách, ktoré posielajú klientom nacenenie práce alebo tovaru. Typická situácia je jednoduchá: stolár so 4 zamestnancami nacení zákazku na 12 skriniek, montáž a dopravu, a potrebuje mať súčet bez ručného prepisovania do e-mailu.

Táto šablóna je praktická aj pri väčšom objeme ponúk. Ak e-shop alebo servisné oddelenie spracuje napríklad 300 dopytov mesačne, rozdiel medzi ručným počítaním a štruktúrovanou tabuľkou je desiatky minút denne.

Kto ju používa v praxi

Najviac z nej ťaží SZČO, ktorá fakturuje prácu po položkách, účtovníčka v malej firme, ktorá pripravuje podklady pre obchodníka, alebo kancelárska pracovníčka v stavebnej firme pred začiatkom sezóny. Pri cenových ponukách rozhoduje rýchlosť: klient čaká na sumu dnes, nie zajtra.

Čo vidíte na obrázkoch

Obrázok 1 zobrazuje hárok Ponuka s hlavičkou a tabuľkou stĺpcov od poradia až po poznámku. Obrázok 2 ukazuje hárok Zhrnutie, kde sa dá rýchlo overiť výsledná hodnota ponuky. Obrázok 3 je Nastavenia a obrázok 4 obsahuje Návod pre rýchlu orientáciu.

Prečo je takáto štruktúra lepšia než voľná tabuľka

Keď máte v riadku zvlášť množstvo, cenu za MJ, zľavu 10 % a DPH 20 %, omyly sa chytajú hneď. Pri troch položkách je to nepohodlie, pri dvadsiatich položkách je to už rozdiel medzi prehľadnou ponukou a tabuľkou, v ktorej sa ľahko stratí suma 1 250 € bez DPH.

Pri cenovej ponuke sledujte hlavne to, či uvádzate sumy s DPH alebo bez DPH. Platiteľ DPH musí mať v ponuke logiku zhodnú s tým, ako potom vystaví faktúru: základ dane, sadzbu a výslednú sumu. Ak je ponuka pre neplatiteľa, klient si často všíma najmä konečnú cenu.

V slovenskej praxi sa najčastejšie používa základná sadzba DPH 20 %, pri vybraných tovaroch a službách aj 10 % alebo 5 %. Keď napríklad položka stojí 500 € bez DPH a sadzba je 20 %, DPH je 100 € a cena spolu 600 €.

Kedy si dať pozor na registráciu a doklady

Ak sa podnikateľ blíži k obratu 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov, rieši už aj povinnú registráciu na DPH. V cenových ponukách je preto rozumné mať stĺpce oddelené tak, aby ste vedeli pracovať aj s cenou bez DPH, aj s konečnou cenou.

Prečo je lepšie mať sadzby na jednom mieste

V tejto šablóne dáva zmysel mať pomocné hodnoty oddelene v hárku Nastavenia. Ak meníte sadzbu alebo textový popis, upravíte jeden zdroj a nie 15 riadkov ponuky. Pri 25 položkách to ušetrí aj 10 až 15 minút pri každej väčšej zákazke.

Praktický výpočet

Ak pripravíte ponuku na 8 položiek po 75 € bez DPH, základ je 600 €. Pri 20 % DPH je to 120 €, výsledná ponuka teda vychádza na 720 €. Takéto prepočty sú presne dôvod, prečo sa oplatí mať šablónu pripravenú vopred.

Najdrahšia chyba v cenovej ponuke nie je dizajn, ale nesprávna cena. Keď zabudnete zľavu 10 % na zákazke za 2 400 €, prídete o 240 € ešte predtým, než sa dostanete k fakturácii. Pri väčších zákazkách sú to už stovky eur rozdielu.

Zle nastavená DPH

Ak niekto omylom použije 20 % namiesto 10 %, výsledná suma sa klientovi javí vyššia a ponuka môže byť neprejde. Na ponuke za 1 000 € bez DPH je rozdiel medzi 10 % a 20 % presne 100 €.

Chýbajúce položky alebo zlý popis

Keď je v ponuke len súhrnná veta typu „práce podľa dohody“, vzniká pri reklamácii spor. Lepšie je mať rozpis: 4 hodiny montáže po 28 €, doprava 35 € a materiál 180 € bez DPH.

Prečo sa oplatí kontrolný hárok

Hárok Zhrnutie je užitočný práve vtedy, keď chcete skontrolovať celok pred odoslaním klientovi. Ak ponuku posielate 2 až 3-krát týždenne, jedna zlá suma týždenne znamená nielen stratu peňazí, ale aj čas na opravu a vysvetľovanie.

Pri takomto častom odosielaní sa oplatí mať poriadok aj v odpracovaných hodinách, preto sa hodí prehľad dochádzky.

Najlepšie funguje, keď si ponuku pripravíte vždy v rovnakom okamihu procesu. Pre živnostníka je ideálne zaradiť ju hneď po obhliadke zákazky, pre firmu po nacenení materiálu alebo po potvrdení rozsahu práce obchodníkom.

Tri jednoduché návyky

• Skopírujte si hárok z predchádzajúcej ponuky a len prepíšte nové položky.
• Pred odoslaním skontrolujte množstvo, sadzbu DPH a stĺpec so stavom.
• Ak robíte viac ponúk mesačne, držte ceny a sadzby v jednom hárku, nie roztrúsené v texte e-mailu.

Kedy je čas na iný systém

Ak už pripravujete desiatky ponúk týždenne alebo potrebujete schvaľovanie viacerými ľuďmi, Excel prestáva stačiť ako hlavný nástroj. Vtedy je lepší CRM alebo objednávkový systém, aby ste neriešili verzie súborov a duplicitné úpravy.

Malý príklad z praxe

Ak obchodník pripraví 12 ponúk mesačne a každá mu vďaka vzoru ušetrí 7 minút, za mesiac je to 84 minút. Pri väčšom objeme sa z toho stane viac než jedna ušetrená pracovná hodina týždenne.

Na väčšom objeme sa už oplatí mať aj evidenciu jázd, aby ste popri ponukách mali pod kontrolou aj služobné kilometre a náklady.