Objednávka Excel - šablóna zadarmo

Každej objednávke prideľte jedinečné číslo v stĺpci A. Používajte ho aj v súvisiacom e-maile alebo dokumente, aby sa dal riadok spätne spojiť s pôvodnou požiadavkou. Ak číslo zopakujete, kontrola označí oba záznamy a nezahrnie ich do platných súm. Zámerom je predísť situácii, keď sa jedna zákazka omylom započíta dvakrát.

Doplňte skutočný dátum objednávky, meno alebo názov zákazníka a opis tovaru či služby. Identifikačné a kontaktné polia preberajte z overeného podkladu; vyplnený vzor neoveruje existenciu firmy. IČO, DIČ a IČ DPH majú samostatné stĺpce a slovenské DIČ nepíšte automaticky s predponou SK. Všetky vzorové kontakty pred používaním nahraďte.

Ak jedna zákazka obsahuje viac tovarov s odlišnými cenami alebo sadzbami, nesnažte sa ju zjednodušiť priemernou sadzbou. Tento register nemá druhú tabuľku položiek pre jedno číslo objednávky. Potrebujete ho rozšíriť o položkový rozpis alebo pripojiť samostatný detail a do registra preniesť jednoznačne vysvetlenú sumu. Pre prípravu ponuky pred objednaním sa môže hodiť aj vzor cenovej ponuky.

V K zadáte množstvo, v L jednotkovú cenu bez DPH, v M zľavu a v N sadzbu DPH. Percentuálne vstupy sú obyčajné čísla: zľavu päť percent zadáte ako 5 a sadzbu dvadsaťtri percent ako 23. Zápis 5 % by Excel uložil ako 0,05, čo je v tomto konkrétnom stĺpci iná hodnota. Pred kopírovaním údajov z inej tabuľky si preto skontrolujte spôsob zadávania.

Pri dvoch kusoch po 100 € a zľave 10 sa najprv vypočíta medzisúčet 200 €, potom zľava 20 € a základ po zľave 180 €. Pri matematickom príklade so sadzbou 23 vychádza DPH 41,40 € a výsledná suma 221,40 €. Základ po zľave je viditeľný aj v stĺpci Z, takže sa dá skontrolovať bez spätného odčítavania.

Výpočet zaokrúhľuje peňažné kroky na centy: najprv množstvo krát cenu, potom zľavu a napokon DPH z upraveného základu. To je dôležité pri cenách s viacerými desatinnými miestami. Pri porovnaní s vystaveným dokumentom skontrolujte, či používa rovnaké členenie a zaokrúhľovanie; rozdiel nemusí znamenať chýbajúcu objednávku.

Príklady v revidovanom súbore používajú 23 %. Finančná správa uvádza základnú sadzbu 23 % a znížené sadzby 19 % a 5 %; konkrétne použitie závisí od plnenia a podmienok. Súbor sadzbu neurčuje podľa názvu tovaru. Nulový vstup takisto len zmení výpočet, neurčuje dôvod oslobodenia ani postavenie neplatiteľa.

Stav objednávky meníte ručne podľa skutočného priebehu. K dispozícii sú Nová, Spracováva sa, Čaká na platbu, Vybavená a Zrušená. Zrušenú objednávku nemusíte vymazávať: jej cenové údaje zostanú v registri, ale do aktívnych súm, priemeru a hodnôt podľa zákazníkov nevstupuje. Prehľad má samostatný počet zrušených záznamov.

Predstavte si aktívne objednávky za 221,40 € a 59,50 € a ďalšiu objednávku, ktorú zákazník zrušil. Aktívna hodnota je 280,90 € a priemer 140,45 €, bez ohľadu na pôvodnú hodnotu storna. Takto sa dá priebežne odhadnúť objem platných objednávok bez toho, aby ste stratili informáciu o zrušení.

Vybavená neznamená zaplatená. Register neobsahuje dátumy a sumy jednotlivých úhrad, takže jeho súčet nemožno považovať za prijaté peniaze alebo stav bankového účtu. Pre pohľadávky a úhrady použite nadväzujúce sledovanie faktúr a porovnajte ho s dokladmi. Rovnaká zákazka sa môže objaviť v oboch kontrolách, každá však odpovedá na inú otázku.

Prehľad zobrazuje počet platných aktívnych objednávok, základ po zľave, DPH, celkovú hodnotu a rozdelenie stavov. Vyhľadávacie pole B9 pracuje s jedinečným číslom objednávky. Pri duplicitnom čísle alebo chybnom zdrojovom riadku upozorní na kontrolu; chýbajúci dátum dodania zostáva prázdny, namiesto zobrazenia zavádzajúceho historického dátumu.

Hodnoty zákazníkov sa sčítajú za všetky ich platné aktívne objednávky. Mená v D10:D18 môžete zmeniť, musia však byť navzájom jedinečné. Riadok Ostatní obsahuje zostávajúcu aktívnu sumu. Ak sa jeden zákazník zapisuje dvoma odlišnými názvami, opravte označenie v registri, inak sa jeho objednávky prirodzene rozdelia medzi dva textové názvy.

Rok v B2 ovláda štvrťročný graf. Ten používa dátum objednávky, nie dátum dodania alebo úhrady, a pridáva skupinu Mimo roka. Hlavné ukazovatele naďalej zahŕňajú všetky platné aktívne riadky. Zmena roka preto nevymaže staršie objednávky zo súčtu; len ukáže, aká časť hodnoty patrí do zvoleného roka.

Stĺpec Y kontroluje číslo objednávky, dátum, zákazníka, položku, číselné hodnoty a podporovaný stav. Zľava nad sto percent, záporná cena alebo dodanie pred dátumom objednávky vyvolajú upozornenie. Dátum dodania môžete zatiaľ nechať prázdny. Chybný riadok sa nezapočíta, preto vždy skontrolujte aj počet riadkov na opravu; nižšia aktívna suma nemusí znamenať len menej zákaziek.

Pri uzávierke uložte kópiu registra a uchovajte pôvodné objednávky. Kapacita je desať záznamov a súčet leží hneď pod nimi. Pri rozšírení vložte riadky pred súčet a upravte všetky rozsahy vrátane kontroly duplicít, vyhľadávania a grafov. Otestujte jednu novú objednávku so známym výsledkom skôr, než na rozšírený súbor prenesiete bežnú prevádzku.