Sledovanie príjmov freelancera Excel - šablóna zadarmo

1. V hárku Číselníky a pokyny upravte zoznam klientov, ich IČO, mesto a typ klienta.
2. V hárku Evidencia príjmov vyplňte žlté bunky: číslo faktúry, dátumy, klienta, službu, hodiny, sadzbu, DPH a stav úhrady.
3. Vyberajte klienta, typ služby, sadzbu DPH, stav a spôsob úhrady z rozbaľovacích zoznamov.
4. Skontrolujte vypočítaný základ bez DPH, DPH a fakturovanú sumu spolu.
5. Po zaplatení doplňte dátum úhrady a zmeňte stav na Uhradená.
6. V hárku Prehľad skontrolujte celkové ukazovatele a mesačné riadky od 01/2026 do 12/2026.
7. Pred odovzdaním podkladov účtovníčke porovnajte evidenciu s bankovým účtom a vystavenými faktúrami.

Najviac ju využije SZČO, ktorá fakturuje webdevelopment, grafický dizajn, marketing alebo konzultácie a nechce každý mesiac skladať údaje z e-mailov a banky. Freelancer si pri vystavení faktúry zapíše dátum, splatnosť, klienta, počet hodín a sadzbu; tabuľka dopočíta sumu.

Príklad z bežného mesiaca

Webdeveloper odpracuje 12 hodín pri sadzbe 65 €. Základ je 780 €, DPH pri sadzbe 20 % predstavuje 156 € a fakturovaná suma 936 €. Pri troch podobných faktúrach má v prehľade 2 340 € bez DPH a 2 808 € spolu.

Účtovníčka v malej s.r.o. môže zo súboru skontrolovať splatnosti pred mesačnou uzávierkou. Súkromný freelancer zase vidí, či mu príjem rastie podľa služieb, nie iba podľa zostatku na účte.

Kedy tabuľku otvoriť

Najpraktickejšie je vyplniť riadok hneď po odoslaní faktúry a v deň prijatia platby doplniť dátum úhrady. Tak nevznikne rozdiel medzi vystavenými dokladmi a skutočne prijatými peniazmi.

Faktúra má obsahovať najmä údaje dodávateľa a odberateľa, IČO, DIČ, pri platiteľovi aj IČ DPH, poradové číslo, dátum vyhotovenia, dátum dodania, základ, sadzbu a sumu DPH. Šablóna tieto údaje eviduje, ale nevystavuje daňový doklad namiesto fakturačného programu.

Sadzby a registrácia

Základná sadzba DPH je 20 %, znížené sadzby sú 10 % a 5 % pri vybraných plneniach. Povinná registrácia vzniká pri obrate nad 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov; priznanie a úhrada DPH sa pri mesačnom období vykonáva do 25. dňa nasledujúceho mesiaca.

Freelancer neplatiteľ DPH zadá v stĺpci Sadzba DPH hodnotu 0 %. Platiteľ vyberie príslušnú sadzbu z číselníka. Pri základe 1 000 € je DPH pri 20 % 200 € a suma spolu 1 200 €.

Podklady pre účtovníctvo

Evidencia príjmov nie je účtovná závierka ani náhrada jednoduchého či podvojného účtovníctva. Doklady sa podľa zákona o účtovníctve archivujú 10 rokov; súbor preto ukladajte spolu s faktúrami a bankovými výpismi.

Najdrahšia chyba nie je nesprávny formát bunky, ale neuhradená faktúra, na ktorú freelancer zabudne. Pri troch faktúrach po 936 € ide o 2 808 € viazaných u klientov, hoci práca už bola odovzdaná.

Chýbajúce alebo nesprávne údaje

Ak vyberiete iného klienta, než patrí k faktúre, VLOOKUP doplní cudzie IČO a mesto. Preto kontrolujte názov klienta pred odoslaním dokladu. Pri nesprávnej sadzbe DPH môže byť pri základe 1 500 € rozdiel 150 € medzi 10 % a 20 %.

Ďalší problém vzniká pri prepísaní vzorca v stĺpcoch L, N, O alebo T. Jedna ručne prepísaná bunka môže skresliť mesačný súčet v hárku Prehľad; pri 40 faktúrach sa chyba hľadá výrazne dlhšie než pri jednej.

Čo stojí neaktuálny stav

Ak po úhrade nezmeníte stav na Uhradená, dashboard vykáže nižší podiel zaplatených faktúr a kontrola zobrazí Čaká na úhradu. Pri splatnosti 14 dní si preto zapisujte aj dátum úhrady, nie iba dátum vystavenia.

Tabuľku otvorte dvakrát mesačne: v deň fakturácie a po bankovom výpise. Druhá kontrola môže trvať 10 minút pri desiatich faktúrach, no odhalí neuhradené doklady skôr, než sa z nich stane problém s cash flow.

Pevný postup bez zbytočného prepisovania

• Každý pondelok skontrolujte riadky so stavom Neuhradená alebo Po splatnosti.
• Po bankovom výpise doplňte dátum úhrady a zmeňte stav.
• Na konci mesiaca porovnajte súčet v Prehľade s bankou a zoznamom faktúr.

Rozbaľovacie zoznamy v stĺpcoch klient, služba, DPH, stav a spôsob úhrady znižujú počet preklepov. Žlté bunky používajte na zadávanie; biele výpočtové bunky nemažte ani neprepisujte.

Kedy Excel nestačí

Táto šablóna má 100 pripravených riadkov. Ak vystavujete viac než 100 faktúr ročne, pracujete vo viacerých menách alebo potrebuje údaje naraz viac ľudí, prejdite na účtovný systém s číslovaním dokladov, právami používateľov a exportom pre Finančná správa.