Fakturácia SZČO Excel - šablóna zadarmo

1. Otvorte hárok Pokyny a pozrite si význam žltých buniek, stĺpcov a výpočtov.
2. Na hárku Faktúra – vzor prepíšte údaje SZČO, IČO, DIČ, IČ DPH, adresu, IBAN a údaje odberateľa.
3. Doplňte číslo faktúry, variabilný symbol, dátum vystavenia, dátum dodania a splatnosti.
4. Do riadkov od 12 zadajte položku, množstvo, jednotku, cenu bez DPH a vyberte sadzbu zo zoznamu.
5. Na hárku Faktúry zapíšte vystavený doklad do nového riadka vrátane odberateľa, IČO, mesta a popisu služby.
6. Vyberte spôsob úhrady, napríklad Bankový prevod, a po prijatí platby doplňte dátum úhrady a sumu do stĺpca Uhradené.
7. Na hárku Prehľad skontrolujte celkové sumy, mesačné výsledky a neuhradené faktúry.

Najčastejšie s takouto evidenciou pracuje živnostník alebo SZČO, ktorý vystavuje niekoľko faktúr týždenne a nechce zatiaľ platiť fakturačný systém. Vhodná je aj pre účtovníčku v malej s.r.o., ktorá potrebuje od klienta zoznam dokladov a prijatých úhrad v jednotnej podobe.

Príklad zo živnosti

Grafik vystaví v septembri 12 faktúr po 850,00 € bez DPH. Pri sadzbe 20 % predstavuje základ 10 200,00 €, DPH 2 040,00 € a celková suma 12 240,00 €. Do hárka Faktúry zadá každý doklad do samostatného riadka.

Obrázok 1 zobrazuje hárok Faktúry s 17 stĺpcami: číslo, dátumy, stav, odberateľa, IČO, mesto, službu, DPH, sumy, úhradu, spôsob platby a poznámku. Obrázok 2 zobrazuje vzor faktúry rozdelený na dodávateľa, údaje faktúry, odberateľa a bankové údaje.

Kedy kontrolovať údaje

Živnostník si evidenciu otvorí po vystavení dokladu a znova pri prijatí platby. Pred mesačnou kontrolou DPH alebo odovzdaním podkladov účtovníčke prejde neuhradené riadky a dátumy splatnosti.

Faktúra musí obsahovať identifikáciu dodávateľa a odberateľa, IČO, DIČ, pri platiteľovi aj IČ DPH, poradové číslo, dátum vyhotovenia, dátum dodania, splatnosť a rozpis základu a dane. Vzor v hárku Faktúra – vzor má na tieto údaje samostatné polia.

Sadzby a registrácia

V šablóne sú pripravené sadzby 0 %, 5 %, 10 % a 20 %. Základná sadzba je 20 % a povinná registrácia na DPH vzniká pri obrate nad 49 790 € za 12 po sebe idúcich mesiacov. Daňové priznanie a úhrada DPH sa pri príslušnom zdaňovacom období podávajú do 25. dňa nasledujúceho mesiaca.

Neplatiteľ DPH použije 0 % a do faktúry doplní text Nie som platiteľom DPH. Platiteľ nesmie sadzbu vyberať podľa odhadu: pri službe za 1 450,00 € je pri 20 % DPH suma 290,00 € a celkom 1 740,00 €.

Uchovanie dokladov

Podľa zákona o účtovníctve sa účtovné doklady archivujú 10 rokov. Excelová evidencia nenahrádza originál faktúry ani účtovnú závierku; slúži ako pracovný register a kontrola pohľadávok. Pri osobných údajoch odberateľov dodržte GDPR.

Najdrahšia chyba nie je nesprávna farba bunky, ale chýbajúca úhrada. Ak je faktúra na 2 400,00 € označená ako neuhradená aj po zaplatení, podnikateľ môže pri kontrole pohľadávok zbytočne upomínať klienta alebo si skresliť vlastný cash flow.

Chyby v sumách

Pri základe 3 000,00 € a sadzbe 20 % musí byť DPH 600,00 € a celkom 3 600,00 €. Ak používateľ prepíše vypočítané bunky L, M alebo O, rozdiel 600,00 € sa prenesie aj do prehľadu. Preto tieto bunky neupravujte ručne.

Častý problém vznikne aj pri čiastočnej platbe. Pri faktúre 1 740,00 € a úhrade 1 000,00 € má stĺpec Neuhradené ukázať 740,00 €; stav však zostane Vystavená alebo Po splatnosti, kým úhrada nedosiahne celú sumu.

Chyby v identifikácii

Duplicitné číslo faktúry, nesprávne IČO alebo chýbajúci dátum dodania znamenajú desiatky minút opráv a nové odosielanie dokladu. Pri 30 faktúrach mesačne a 10 minútach kontroly na jednu ide o 5 hodín; preto odporúčam kontrolu hneď po vystavení.

Najjednoduchší návyk je zapísať faktúru do hárku Faktúry hneď po jej odoslaní, nie až na konci mesiaca. Každý piatok skontrolujte stĺpec Stav a pri bankových platbách doplňte dátum a prijatú sumu.

Krátka kontrola pred uzávierkou

• Porovnajte čísla dokladov s priečinkom odoslaných faktúr.
• Vyfiltrujte stav Po splatnosti a skontrolujte, či bola odberateľovi odoslaná upomienka.
• Na hárku Prehľad porovnajte fakturované spolu s uhradenými platbami za mesiac.

Obrázok 3 zobrazuje prehľad ukazovateľov a mesačnú tabuľku od januára do septembra 2026. Dva grafy vychádzajú z mesačných súm a z údajov na overenie odberateľa, takže rýchlo ukážu rozdiel medzi vystavenými a prijatými platbami.

Pri viac než 100 dokladoch, viacerých používateľoch alebo potrebe automatického číslovania už tabuľku prerastáte. Vtedy je praktickejší fakturačný systém s auditnou stopou; Excel si ponechajte ako export a kontrolný prehľad, nie ako jediný archív.