Cash flow Excel - šablóna zadarmo

1. Krok 1 — Otvorte hárok Kategórie a nastavenia a skontrolujte, či zodpovedajú vášmu typu príjmov a výdavkov. Ak máte iný biznis, prepíšte len názvy kategórií, nie logiku tabuliek.
2. Krok 2 — V hárku Toky peňazí doplňte dátum, sumu, typ toku a kategóriu. Pri mesačnom rozpočte si viete rýchlo pripraviť napríklad 20 položiek za celý mesiac.
3. Krok 3 — Sledujte, či je položka príjem alebo výdavok, aby sa správne premietla do cash flow. Pri sume 1 200 € príjem a 850 € výdavok musí zostať rozdiel 350 €.
4. Krok 4 — Skontrolujte hárok Prehľad cash flow, kde sa zobrazí súčet za mesiace aj priebežný výsledok. Tu hneď vidíte, v ktorom mesiaci peňažný tok klesá pod bezpečnú hranicu.
5. Krok 5 — Ak zadávate viac riadkov, dopĺňajte ich priebežne a nie až na konci mesiaca. V praxi to šetrí chyby pri spätnej rekonštrukcii platieb.
6. Krok 6 — Raz za mesiac porovnajte tabuľku s bankovým výpisom. Pri rozdiele napríklad 75 € hneď zistíte, či chýba platba, záloha alebo duplicitný zápis.

Táto šablóna je pre ľudí, ktorí potrebujú vedieť, koľko peňazí im reálne prichádza a odchádza z účtu v priebehu mesiaca. Najčastejšie ju používajú SZČO, účtovníčka v s.r.o., administratíva v remeselníckej firme aj pokladník v združení, keď rieši pravidelné príjmy a výdavky bez zložitého systému.

Praktický moment nastáva napríklad pri splatnosti faktúr, pri výplate miezd alebo pred úhradou DPH. Ak máte v mesiaci 18 príjmov po 600 € a 12 výdavkov po 450 €, rozdiel je 4 200 € a hneď viete, či bude dosť na odvody aj rezervu.

Pre koho je vhodná

Pre živnostníka je výhoda v tom, že nemusí čakať na účtovnú závierku a vidí stav priebežne. Vo firme zase pomôže, keď treba porovnať plán a skutočnosť pred uzávierkou, napríklad pri 4 zamestnancoch a mesačných nákladoch 8 000 €.

Čo uvidíte na snímkach hárokov

Obrázok 1 zobrazuje hárok Kategórie a nastavenia s číselníkmi, obrázok 2 hárok Toky peňazí so vstupmi v riadkoch a obrázok 3 prehľad s mesačnými sumami. Obrázok 4 patrí návodu, kde je krátke vysvetlenie práce s tabuľkou.

Cash flow samo osebe nie je zákonná povinnosť, ale pri fakturovaní a kontrole peňazí sa opiera o bežné slovenské pravidlá. Pri DPH je dôležitý limit registrácie 49 790 € za 12 po sebe nasledujúcich mesiacov a podanie aj úhrada do 25. dňa nasledujúceho mesiaca. To je presne ten bod, keď má mať tabuľka prehľad o tom, či bude na daň.

Ak firma vypláca mzdy, rieši aj odvody do Sociálnej poisťovne a zdravotnej poisťovne; zamestnávateľ rátaj zhruba s 35,2 % nad hrubú mzdu. Pri hrubej mzde 1 500 € to znamená náklad približne 2 028 €, takže mesačný peňažný plán musí byť presnejší než len sledovanie faktúr.

Prečo je lepšie mať mesačný prehľad

Pri mesačnom členení vidíte slabé miesta skôr než pri ročnom súčte. Ak máte v januári mínus 3 000 €, vo februári plus 1 500 € a v marci plus 2 000 €, na konci štvrťroka stále zostávate v mínuse 500 € a podľa toho viete upraviť výdavky.

Kde sa oplatí držať jednoduchú logiku

Pre väčšinu malých firiem je lepšie mať jednu čistú tabuľku s príjmami, výdavkami a zostatkom než tri oddelené súbory. Keď sa pri 50 položkách mesačne stratí len 1 doklad za 180 €, výsledok už nie je presný a problém sa ukáže až pri platbe dodávateľovi.

Najväčší problém býva v tom, že ľudia zapisujú len prijaté faktúry a zabudnú na skutočný pohyb peňazí. Vtedy vyzerá mesačný výsledok dobre, ale účet je prázdny, lebo chýbajú zálohy, odvody, splátky alebo hotovostné výdavky.

Typická chyba je aj dvojité zadanie tej istej platby. Ak omylom započítate výdavok 320 € dvakrát, cash flow vám klesne o 640 € a zbytočne si myslíte, že máte napätú likviditu.

Čo vie pokaziť jeden chýbajúci riadok

Pri 30 dňoch a priemernom dennom obrate 400 € môže jedna vynechaná tržba znamenať rozdiel 400 € v mesačnom prehľade. Ak sa to stane pred splatnosťou faktúr, môžete zle načasovať úhradu a zaplatiť upomienku alebo úrok z omeškania.

Prečo sa oplatí kontrola s výpisom

Najpraktickejšie je porovnať tabuľku s bankovým výpisom aspoň raz za týždeň. Týždenná kontrola pri 15 až 20 pohyboch trvá pár minút a ušetrí desiatky minút spätného dohľadávania, keď čísla nesedia o 210 € alebo 480 €.

Týždenná kontrola dáva zmysel aj preto, že každý neuvedený pohyb je potom viditeľný v prehľade fakturácie a dá sa hneď spárovať s úhradou.

Aby šablóna nezapadla po dvoch týždňoch, priraďte ju ku konkrétnemu dňu v mesiaci. Najlepšie funguje väzba na mzdy, DPH alebo uzávierku banky, teda na rutinu, ktorú už aj tak robíte.

Ak zadávate 25 pohybov mesačne, odkladanie na koniec mesiaca skoro vždy končí chybou. Pri priebežnom zápise po 2 až 3 minútach denne je tabuľka presná a nie je z nej mesačný strašiak.

Praktické návyky

• Skopírujte si hárok za minulý mesiac a len prepíšte aktuálne sumy.
• Používajte overenie údajov, aby ste nevyberali zlú kategóriu.
• Nechajte si podmienené formátovanie na mínusový zostatok alebo nezvyčajne vysoký výdavok.
• Raz mesačne porovnajte prehľad s bankou a pokladňou.

Kedy už tabuľka nestačí

Ak máte stovky pohybov mesačne, viac bánk, viac pokladní a viac stredísk, Excel začne byť tesný. Pri 800 transakciách mesačne je lepšie ísť do účtovného alebo ERP systému, pretože ručné dohľadávanie v tabuľke sa zbytočne predlžuje.

Pri takomto objeme už nestačí len sledovať pohyby v tabuľke, lebo vedľa účtovania treba mať aj prehľad pre DPH pripravený na presné podanie.