Kniha pohľadávok Excel - šablóna zadarmo

1. Na hárku Pohladavky doplňte každú vystavenú faktúru do jedného riadku. Zadajte dátum vystavenia, číslo faktúry, odberateľa, sumu bez DPH, sadzbu DPH a dátum splatnosti.
2. Po prijatí úhrady vyplňte dátum úhrady a skontrolujte stĺpec so zostávajúcou sumou. Ak bola faktúra zaplatená len čiastočne, nechajte otvorený zostatok.
3. Na hárku Súhrn sledujte celkovú hodnotu pohľadávok, neuhradené sumy a prehľad po splatnosti. Tu uvidíte, či vám rastie tlak na cash flow.
4. V hárku Číselníky upravte zoznamy odberateľov, miest alebo sadzieb, ak ich chcete v ďalšom mesiaci používať znova bez prepisovania.
5. V hárku Návod si skontrolujte význam jednotlivých stĺpcov a postup, aby tabuľka ostala jednotná aj pri viacerých používateľoch.
6. Na konci mesiaca skopírujte hárok pre ďalšie obdobie a ponechajte si históriu pohľadávok pre kontrolu úhrad aj urgencií.

Táto tabuľka je určená pre ľudí, ktorí vystavujú faktúry a potrebujú mať prehľad, čo je ešte otvorené. Najčastejšie ju používa SZČO, účtovníčka v malej s.r.o. alebo kancelária v stavebnej firme, kde sa mesačne vystaví 20 až 300 faktúr.

Pri e-shope s 300 objednávkami mesačne už nestačí pamätať si úhrady podľa e-mailov. Jeden riadok na faktúru s dátumom vystavenia, splatnosťou a zostatkom ušetrí desiatky minút pri mesačnej kontrole.

Kto z nej má najväčší úžitok

Pre živnostníka je praktická hlavne vtedy, keď má 5 až 30 odberateľov a fakturuje pravidelne. V malej firme zas pomáha administratíve, ktorá rieši platby po 14 alebo 30 dňoch a potrebuje vidieť, čo je po splatnosti.

Čo ukazuje hárok Pohladavky

Na obrázku 1 vidno stĺpce pre číslo faktúry, odberateľa, sumu bez DPH, sadzbu DPH, dátum splatnosti, úhradu aj stav. Práve toto je praktické jadro knihy pohľadávok: v jednom mieste viete skontrolovať, či je faktúra zaplatená celá alebo len čiastočne.

Prečo je to lepšie ako voľný zoznam v poznámkach

Pri 40 faktúrach mesačne sa ručný zoznam rýchlo rozpadne. Ak si vediete evidenciu v jednej tabuľke, stačí raz za týždeň pozrieť riadky s omeškaním a máte okamžitý zoznam na upomienky.

Pri faktúrach si strážte náležitosti dokladu: meno, adresu, IČO, DIČ, prípadne IČ DPH, poradové číslo, dátum vyhotovenia, dátum dodania a rozpis DPH. To nie je formalita, ale základ pri kontrole a pri párovaní úhrad.

Ak ste platiteľ DPH, základná sadzba je 20 %, znížené sadzby sú 10 % a 5 %. Pri pohľadávkach je dôležité aj to, že daň z faktúry sa rieši podľa režimu fakturácie a termínov v priznaní, nie podľa toho, kedy klient zaplatí.

Lehoty, ktoré sa oplatí sledovať

Pri bežnom obchodnom styku býva splatnosť často 14, 21 alebo 30 dní. Ak si nastavíte tabuľku tak, že po prekročení splatnosti ukazuje počet dní omeškania, hneď vidíte, ktoré faktúry treba urgovať ako prvé.

Koľko vás stojí slabý dohľad

Ak má firma 12 neuhradených faktúr po 800 €, je to 9 600 € viazaných v pohľadávkach. Pri mesačnom nájme 700 € a mzdách 2 500 € už takáto suma vie zablokovať bežné platby bez toho, aby ste si to všimli včas.

Prečo je v tabuľke dátum úhrady

Bez dátumu úhrady neviete rozlíšiť zaplatené faktúry od otvorených. Pri kontrole s bankovým výpisom je to najrýchlejší spôsob, ako uzavrieť mesiac bez ručného hľadania v banke.

Najčastejšia chyba je, že sa eviduje len suma faktúry, ale nie dátum splatnosti a úhrady. Potom máte v tabuľke čísla, no neviete, čo je po termíne a čo je ešte v poriadku.

Ďalší problém vzniká pri čiastočných platbách. Ak odberateľ pošle len 300 € z faktúry na 900 €, bez stĺpca na zostávajúcu sumu sa tvári, že je všetko vybavené, hoci chýba 600 €.

Čo stojí zle vedený zoznam

Pri 50 otvorených faktúrach stačí prehliadnuť dve po splatnosti a likvidita vie spadnúť o 1 500 až 3 000 €. V malej firme je to rozdiel medzi tým, či vyplatíte mzdy načas alebo posielate upomienky na poslednú chvíľu.

Prečo sa neoplatí spoliehať na pamäť

Ak máte klientov, ktorí platia pravidelne neskoro, ručný odhad prestane fungovať po niekoľkých týždňoch. Pri 20 dokladoch mesačne je rozumné mať tabuľku, ktorá sama ukáže omeškanie, inak sa z evidence stane len sklad poznámok.

Kde pomôže súhrn

Obrázok 2 so súhrnom je dôležitý práve vtedy, keď máte viac odberateľov. Jedným pohľadom vidíte celkovú sumu pohľadávok, neuhradené položky a to, či sa vám počas mesiaca nezväčšuje problém s hotovosťou.

Keď už vidíte neuhradené položky a tlak na hotovosť, prirodzene sa k tomu pridáva aj evidencia pokladnice, v ktorej máte pohyby peňazí pod kontrolou.

Najlepšie funguje, keď si pohľadávky kontrolujete v pevný deň, napríklad každý pondelok ráno alebo pri mesačnej uzávierke miezd. Keď sa rutina napojí na už existujúci proces, tabuľka nezostane ležať po dvoch týždňoch bez použitia.

Praktický postup je jednoduchý: skopírujete hárok pre nový mesiac, doplníte nové faktúry a označíte staré úhrady. Pri 30 až 60 riadkoch mesačne to zaberie pár minút, nie hodiny.

Tipy, ktoré šetria čas

• Udržiavajte jednu jednotnú štruktúru riadkov, aby sa dali údaje porovnávať medzi mesiacmi.
• Použite overenie údajov pri sadzbách DPH a stave, aby ste nezadali nesprávnu hodnotu.
• Podmienené formátovanie zvýrazní faktúry po splatnosti bez ručného filtrovania.
• Ak máte viac odberateľov, dopĺňajte ich z číselníka namiesto ručného prepisu.

Kedy už nestačí Excel

Ak spracovávate stovky dokladov mesačne a potrebujete napojenie na banku, sklad alebo fakturačný systém, tabuľka prestane stačiť. Vtedy je lepšie prejsť na systém, ktorý páruje platby automaticky a vie pracovať s viacerými používateľmi naraz.

V momente, keď už tabuľka nestačí na stovky dokladov mesačne, nadväzuje na ňu aj evidencia DPH, ktorá z nej vie prevziať podklady pre priznanie.