Pokladničná kniha Excel - šablóna zadarmo

1. V hárku Pokladnicna kniha si najprv skontrolujte, či názvy stĺpcov sedia s vašou praxou. Ak účtujete napríklad len nepodnikateľské výdavky, niektoré polia môžete nechať prázdne.
2. Do každého riadku zapíšte dátum, číslo dokladu, typ pohybu a stručný opis operácie. Pri platiteľovi DPH doplňte aj základ, sadzbu a sumu DPH.
3. Pri dodávateľovi alebo odberateľovi doplňte partnera, mesto, IČO a DIČ, aby ste doklad vedeli spätne identifikovať. Pri vlastných interných dokladoch si aspoň ponechajte jasný opis.
4. Po zadaní sumy bez DPH a DPH si skontrolujte, či suma spolu zodpovedá dokladu v hotovosti. Pri jednom nákupe za 96 € s DPH 20 % má základ 80 € a DPH 16 €.
5. Priebežne sledujte stĺpec s hotovostným stavom. Ak začínate so 400 € v pokladni a zapíšete výdavok 58 €, stav má byť 342 €.
6. V hárku Prehlad si raz za mesiac skontrolujte súčty a porovnajte ich s fyzickou pokladňou. Ak nesedí o 1 alebo 2 doklady, nájdete chybu rýchlo.
7. V hárku Pokyny si nechajte vlastný postup firmy, aby bol zhodný aj pri zastupovaní počas dovolenky alebo choroby.

Táto šablóna je pre každého, kto pracuje s hotovosťou a nechce mať doklady rozhádzané po bločkoch, zošitoch a troch excelových súboroch naraz. Najčastejšie ju používa SZČO pri drobných nákupoch, účtovníčka v s.r.o. pri interných hotovostných výdavkoch a pokladník v združení alebo športovom klube.

Na Slovensku sa podobná evidencia rieši najmä pri mesačnom uzatváraní pokladne, pri odovzdávaní dokladov účtovníčke alebo pri kontrole, či sedí fyzická hotovosť s evidenciou. Ak máte napríklad stolára so 4 zamestnancami, ktorý berie zálohy v hotovosti a minie mesačne 18 dokladov, bez tabuľky sa veľmi rýchlo stratí prehľad.

Na čo je hárok Pokladnicna kniha nastavený

V hlavnom hárku vidíte dátum, číslo dokladu, typ pohybu, opis operácie, partnera, mesto, IČO, DIČ, sumu bez DPH, sadzbu DPH, DPH, sumu spolu, hotovostný stav a poznámku. To je presne ten rozsah, ktorý v praxi stačí na bežnú firemnú pokladňu bez zbytočných ozdôb.

Pre koho je tento rozsah najpraktickejší

Ak máte e-shop so 300 objednávkami mesačne, pokladničná evidencia sa vám zíde len na hotovostné výbery, dobierky alebo drobné výdavky. Naopak, rodina s dvoma príjmami ju vie použiť ako domácu pokladňu na spoločné nákupy, vracanie peňazí a výdavky na deti.

Pri pokladničnej knihe sa neoplatí ignorovať základné účtovné pravidlá. Doklady sa v účtovníctve archivujú 10 rokov podľa zákona o účtovníctve a pri platiteľovi DPH treba mať záznamy dostatočne presné, aby sa dali spárovať s bločkom alebo faktúrou.

Ak ste platiteľ DPH, základná sadzba je 20 %, znížené sadzby 10 % a 5 % sa používajú len na vybrané tovary a služby. Pri hotovostnom doklade za 96 € s DPH 20 % je základ 80 € a DPH 16 €; ak by ste do tabuľky zapísali len celú sumu bez rozpisu, pri mesačnom vyhodnotení si zbytočne skomplikujete kontrolu.

Lehoty, ktoré sa oplatí mať v hlave

Ak je pokladňa súčasťou agendy platiteľa DPH, podanie a úhrada DPH je do 25. dňa nasledujúceho mesiaca. Pri súbehu s mesačnou uzávierkou pokladne je najrozumnejšie robiť kontrolu v tom istom termíne, nie o týždeň neskôr, keď už doklady ležia inde.

Kde pomáha členenie podľa polí

Polia ako DIČ, IČO a sadzba DPH vedia skrátiť dohľadanie dokladu z minút na sekundy. V praxi je to rozdiel medzi tým, či účtovníčka pri 40 položkách hľadá jeden bloček 15 minút, alebo ho nájde hneď podľa čísla dokladu a partnera.

Najväčší problém býva obyčajný nesúlad medzi hotovosťou v kase a tým, čo je zapísané v tabuľke. Stačí jeden doklad za 58 € bez zápisu a zostatok už nesedí, čo sa pri mesačnej uzávierke mení na hľadanie chyby v troch šanónoch a jednej nejasnej poznámke.

Ďalšia chyba je, že ľudia zapisujú len sumu spolu, ale vynechajú základ dane a DPH. Pri 20 dokladoch mesačne po 96 € sa tak ľahko stratí 320 € DPH na výstupe alebo v internom prehľade, hoci fyzická pokladňa môže sedieť.

Čo bolí najviac v praxi

Chýbajúce IČO alebo DIČ pri partnerovi znamená, že doklad sa neskôr horšie dohľadáva a účtovníčka si vypýta doplnenie. Ak ich zbierate až po mesiaci, strácate čas a často aj kontext, prečo bol nákup vlastne hotovostný.

Prečo je lepší prehľad než improvizácia

Pri firme s 4 zamestnancami a 25 hotovostnými dokladmi mesačne sa chyba v jednom riadku zmení na 25-minútové prepočítavanie a kontrolu dokladov. Hotovostná evidencia je presne tá oblasť, kde sa oplatí mať jednoduchú, ale pevne nastavenú štruktúru, nie voľnú textovú tabuľku bez pravidiel.

Presne pri takejto pevne nastavenej štruktúre sa hodí aj evidencia zásob, kde sa každý pohyb dá sledovať rovnako prehľadne ako hotovostné doklady.

Najlepšie funguje, keď si pokladničnú knihu naviažete na jednu pevnú rutinu, napríklad na uzávierku pred odovzdaním dokladov alebo na posledný pracovný deň v mesiaci. Ak to robíte vždy v ten istý deň, z jednej tabuľky sa stane bežná súčasť práce, nie jednorazový projekt.

V Exceli si viete pomôcť aj jednoduchými technikami. Kópiu hárka za nový mesiac spravíte za 10 sekúnd, overenie údajov pomôže obmedziť typ pohybu na príjem/výdaj a podmienené formátovanie odhalí záporný stav pokladne skôr, než ho niekto prehliadne.

Ak ju používate opakovane, držte sa jedného postupu

• Na začiatku mesiaca skopírujte hárok a ponechajte rovnakú štruktúru stĺpcov.
• Po každom hotovostnom doklade doplňte riadok hneď, nie až večer alebo o dva dni neskôr.
• Raz mesačne porovnajte stav v tabuľke s fyzickou pokladňou a interným dokladom.
• Ak už máte stovky riadkov a viac oddelení, zvoľte skôr účtovný softvér než ručný Excel.

Kedy už Excel prestáva stačiť

Ak vám pribúda viac než niekoľko stoviek hotovostných položiek mesačne, viac pokladní alebo viac než jeden človek, ktorý do tabuľky zapisuje, začína byť riziko chýb vyššie než úspora času. Vtedy je rozumnejšie prejsť na systém s uzamknutým číslovaním dokladov a účtovnou väzbou.